مشاوره بهره وری ؟

بهبود بهره وری؟

تعریف بهره وری؟

اصلا چگونه سیستم بهبود بهره وری را در سازمان پیاده سازی کنیم؟

حتما این مقاله را مطالعه کنید

بهره وری چیست و چگونه می توان آن را اندازه گیری کرد؟

بهره وری اصطلاحی است که اغلب در تجارت استفاده می شود، اما در واقع به چه معناست؟

فرهنگ لغت کالینز آن را با بیان این که «کسی یا چیزی که مولد است، به نسبت مقدار منابع مصرف شده، تولید می کند یا انجام می دهد» تعریف می کند.

بهره وری کارکنان به ویژه در مشاغل کوچک مهم است، جایی که منابع محدودتر از یک شرکت بزرگ است.

قبل از اجرای استراتژی‌هایی برای بهبود بهره‌وری در محل کار، صاحبان مشاغل کوچک ممکن است بخواهند نحوه کار تیمشان را اندازه‌گیری کنند تا نقاط مشکل را شناسایی کنند.

اندازه گیری بهره وری در محل کاردر یک زمینه محل کار، بهره وری را می توان به عنوان مقدار کار (یا بازده) که یک کارمند در طول شیفت خود تولید می کند (ورودی های خود) تعریف کرد. بنابراین به زبان ساده، بهره وری یک نانوا را می توان با تعداد اقلامی که در طول شیفت خود می پزد اندازه گیری کرد.

یک فرمول ساده وجود دارد که اغلب در مشاغل استفاده می شود:

بهره وری = خروجی ÷ ورودی

با این حال، همیشه اندازه گیری آن به این روش ملموس آسان نیست. روشی که شما آن را در کسب‌وکارتان اندازه‌گیری می‌کنید می‌تواند به صنعتی که در آن فعالیت می‌کنید بستگی داشته باشد.

هر صنعت و هر نقش شغلی در آن صنعت به روش متفاوتی برای سنجش میزان بهره‌وری افراد نیاز دارد.

به عنوان مثال، یک شرکت حسابداری چگونه می تواند آن را اندازه گیری کند، در حالی که لزوماً یک محصول فیزیکی تولید نمی کند؟ صرفه جویی در تعیین یک کار برای تیم و زمان بندی مدت زمانی که آنها برای تکمیل آن نیاز دارند، آیا راهی برای اندازه گیری بهره وری در این صنایع غیر ملموس وجود دارد؟

 ارزیابی بهره وری در صنایع خدماتی، یا در مشاغلی که محصول فیزیکی تولید نمی کنند، می تواند دشوار باشد. وقتی خروجی کار یک روزه به اندازه سایر صنایع واضح نیست، آیا راهی برای سنجش میزان بهره وری تیم شما وجود دارد؟

برگه‌های زمانی روشی است که اغلب در آژانس‌ها برای ثبت میزان زمان صرف شده برای وظایف هر مشتری استفاده می‌شود. همین اصل می تواند برای اندازه گیری بهره وری در مشاغل مبتنی بر خدمات نیز اعمال شود.

جدول زمانی می تواند به عنوان راهی برای کارمندان برای ثبت میزان زمانی که برای کارهای خاص صرف می کنند استفاده شود. این کار نه تنها به شما نشان می دهد که آنها در طول روز کاری چقدر کارآمد هستند، بلکه ممکن است به شما این امکان را بدهد که ببینید آیا برخی از وظایف زمان زیادی از تیم شما را می گیرد یا خیر.

این ممکن است به شما کمک کند  که شناسایی کنید  اعضای تیم در مورد حجم کاری به کمک نیاز دارند. با این حال، پیاده سازی جدول زمانی در کسب و کار شما نیز می تواند با مجموعه ای از چالش ها همراه باشد. تیم شما ممکن است احساس کند که توسط مدیریت تحت نظر هستند که می تواند بر روحیه کارکنان تأثیر بگذارد.

یکی از راه های اندازه گیری کارایی کارکنان ممکن است به سادگی صحبت با تیم خود باشد. پرسیدن از آنها در مورد حجم کاری و نحوه مدیریت زمانشان ممکن است زمینه هایی را مشخص کند که زمان زیادی را از آنها می گیرد.

برخی از این وظایف ممکن است غیر ضروری باشند، مانند برخی از الزامات سرپرست که ممکن است قادر به واگذاری آن‌ها به منظور آزاد کردن بخشی از زمان خود برای تمرکز بر وظایف سازنده‌تر باشند. 

 مرور بررسی عملکرد می تواند یکی از راه های اندازه گیری سطوح بهره وری در کسب و کار شما باشد. کار با تیم خود برای تعیین اهداف عملکرد فردی بر اساس توسعه شخصی خود و همچنین اهداف کلی کسب و کار می تواند به نظارت بر میزان بهره وری آنها کمک کند. کارمندانی که به طور منظم به اهداف عملکردی خود دست می‌یابند، به طور بالقوه در سطح بسیار کارآمدی کار می‌کنند، در حالی که افرادی که در تلاش برای رسیدن به اهداف خود هستند ممکن است برای کار مؤثرتر و مولدتر به کمک بیشتری نیاز داشته باشند.

چالش های اندازه گیری بهره وری

در کنار روش نحوه اندازه‌گیری آن در یک کسب‌وکار، می‌تواند چالش‌های دیگری نیز وجود داشته باشد که صاحبان کسب‌وکار ممکن است هنگام تجزیه و تحلیل میزان کارآمدی افراد با آن‌ها مواجه شوند.

در نقش های خدمات مشتری، مانند کارکنان مرکز تماس، روش سنتی اندازه گیری بهره وری، تعداد تماس هایی است که نماینده خدمات مشتری در طول شیفت خود انجام می دهد. با این حال، این سطح خدمات ارائه شده به مشتریان را در نظر نمی گیرد.

کارمندانی که بهره وری خود را به این روش اندازه گیری می کنند، ممکن است وسوسه شوند که بدون در نظر گرفتن کیفیت خدماتی که ارائه می دهند، با عجله تماس بگیرند تا بیشترین تعداد ممکن را در شیفت های خود جای دهند.

در اینجاست که اهمیت نظارت بر کارایی آشکار می شود. در حالی که بهره وری به خروجی تولید شده توسط یک کارمند در مقایسه با ورودی آنها (مثلاً مدت زمانی که در محل کار سپری کرده اند) می پردازد، کارایی به کیفیت کار می نگرد.

آنها  همچنین خروجی تولید می کنند. در نتیجه، برخی از کسب‌وکارها ممکن است به دنبال ترکیب اندازه‌گیری این دو باشند و تنها با درج خروجی‌هایی که کیفیت خوبی دارند، استفاده کنند.

بهره وری را اغلب می توان با میزان ساعات کار یک کارمند اشتباه گرفت. اگر کسی تا ساعت 7 بعدازظهر که همه آن روز تمام شده اند، وارد سیستم می شود، لزوماً به این معنی نیست که او سخت تر از بقیه کار می کند. به جای نظارت بر میزان زمانی که یک فرد برای آن کار می کند، بهره وری باید با خروجی واقعی که تولید می کند و کیفیت کارشان اندازه گیری شود.

چگونه بهره وری را افزایش دهیم تعدادی اقدامات وجود دارد که می توانید انجام دهید:

• جلسات را محدود کنید جلسات می تواند دلیل بزرگی برای از دست دادن بهره وری در کار باشد. سعی کنید تا جایی که ممکن است تعداد جلساتی را که شما و تیمتان برگزار می کنید محدود کنید.

وقتی جلساتی دارید، یک محدودیت زمانی برای طول جلسه تعیین کنید و به آن پایبند باشید.ابتدا فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید.

• یکی از راه‌های اطمینان از اینکه شما و تیمتان روز را با یک شروع مثبت شروع می‌کنید این است که فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید بنویسید و ابتدا کم‌ترین کارهای مورد علاقه خود را انجام دهید.از تیم خود حمایت کنید وقتی در زندگی شخصی مان اتفاقاتی می افتد، تمرکز در محل کار ممکن است دشوار باشد.
• ارائه یک برنامه کمک به کارمندان به تیم شما می تواند این فرصت را برای آنها فراهم کند تا با انگیزه بیشتر در خدمت تیم باشند 
•  روی ابزارها و سیستم‌های مربوطه برای کسب‌وکارتان سرمایه‌گذاری کنید که می‌تواند به کاهش وظایف مدیریتی خاص برای تیم شما کمک کند، و آنها را برای کارهایی که احتمالاً در درازمدت به نفع کسب‌وکارتان است آماده کنید.
• یک لیست از برنامه های برتر بهره وری را گردآوری کنید شاید تعجب آور نباشد که شادی کارکنان بر بهره وری آنها تأثیر می گذارد. طبق مطالعه‌ای که توسط دانشگاه وارویک انجام شد، شادی افراد را 12 درصد بهره‌ورتر کرد.

می توانید برای تقویت روحیه به دنبال سرگرمی های روزانه باشین، مانند تهیه صبحانه رایگان برای تیم خود در یک روز صبح یا سازماندهی یک گردش تیمی. از طرف دیگر، می‌توانید به دنبال پیاده‌سازی  مزایایی برای  کارکنان از جمله  بیمه پزشکی تکمیلی و… باشین

بهره وری چقدر برای یک کسب و کار مهم است؟

برای کسب و کارها، رشد بهره وری مهم است زیرا ارائه کالاها و خدمات بیشتر به مصرف کنندگان منجر به سود بیشتر می شود. با افزایش بهره وری، یک سازمان می تواند منابع را به درآمد تبدیل کند، به سهامداران پرداخت کند و جریان های نقدی را برای رشد و توسعه آینده حفظ کند.

بهره وری در تولید : نسبت خروجی تولید به ورودی مورد نیاز برای تولید آن 

بهره وری به عنوان کل بازده به ازای هر واحد ورودی کل تعریف می شود. مدیریت کنترل باید فرآیندهای کنترلی را برای حفظ یا بهبود بهره وری اجرا کند.

آمار ورودی رایج در سطح کارخانه عبارتند از:

• واحدهای پولی
• وزن یا حجم مواد خام یا نیمه ساخته
• کیلووات ساعت نیرو
• ساعت کارگر

اینها به عنوان مجموعه ای از بهره وری جزئی، مانند کیلووات ساعت در هر تن یا عملکرد (وزن خروجی تقسیم بر وزن ورودی) ردیابی می شوند که هر دو در صنایع شیمیایی، پالایش، خمیر چوب و سایر صنایع پردازشی استفاده می شوند.

آمارهای کیفیت مانند نرخ نقص به همین روش ردیابی می شوند. گزارش های خلاصه به طور معمول برای بخش های مختلف صادر می شود و مدیران بخش برای مدیریت ورودی ها در حوزه های مربوطه پاسخگو هستند.

خروجی ها صرفاً نرخی است که کالاها تولید و آماده فروش می شوند. مدیریت سطوح تولید بخشی از فرآیند کنترل است – تیم های مدیریت باید تقاضا را پیش بینی کنند تا از اشباع بازار جلوگیری کنند. از دیدگاه مدیر کنترل، خروجی های بیشتر از ورودی هایی که در بالا توضیح داده شد، گامی در جهت درست است.

یافتن راه‌هایی برای ساده‌سازی عملیات داخلی برای به حداقل رساندن هزینه، محدود کردن استفاده از منابع و بهینه‌سازی عملکرد (کیفیت) مسئولیت اصلی مدیر کنترل است.

بهره وری در تولید خروجی ها، به طور خلاصه، می تواند موفقیت یا شکست یک مدیر کنترل را تعیین کند.

بهره وری و شرکت :

رشد بهره وری برای یک شرکت مهم است زیرا درآمد واقعی بیشتر به این معنی است که شرکت می تواند به تعهدات خود در قبال مشتریان، تامین کنندگان، کارگران، سهامداران و دولت ها (مالیات و مقررات) عمل کند و همچنان رقابتی باقی بماند یا حتی رقابت پذیری خود را در بازار بهبود بخشد. بهره وری یکی از دغدغه های اصلی مدیریت و مهندسی کسب و کار است.

عملاً همه شرکت ها رویه هایی را برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل و گزارش دهی بهره وری ایجاد کرده اند. بخش حسابداری یا منابع انسانی معمولاً مسئولیت جمع آوری، سازماندهی و ذخیره داده های تولید شده توسط بخش های مختلف را بر عهده دارد.

. شرکت ها دائماً به دنبال راه هایی برای بهبود کیفیت، کاهش زمان از کار افتادگی و افزایش ورودی نیروی کار، مواد، انرژی و خدمات خریداری شده هستند.

تغییرات ساده در روش ها یا فرآیندهای عملیاتی می تواند بهره وری را افزایش دهد (به خط مونتاژ هنری فورد فکر کنید). بزرگترین دستاوردها اغلب از پذیرش فناوری ها یا مفاهیم جدید حاصل می شود که مستلزم هزینه های سرمایه ای برای تجهیزات، رایانه ها یا نرم افزارهای جدید است.

فرآیندهایی که بر بهره وری تأثیر می گذارد یک تولیدکننده را می‌توان به پنج فرآیند اصلی تقسیم کرد که هر کدام منطق، اهداف، تئوری و شخصیت‌های کلیدی خاص خود را دارند.

فرآیندهای اصلی یک شرکت عبارتند از: 

• فرآیند واقعی
• فرآیند توزیع درآمد
• فرایند تولید
• فرآیند پولی
• فرآیند ارزش بازاردر یک سازمان