سیستم سازی در سازمان
مفهوم سیستم سازی؟
سیستم سازی عمل ایجاد یک سیستم جدید است. مزیت اصلی ایجاد یک سیستم این است که می توانید فرآیند را بررسی کرده و بهبودهایی را ایجاد کنید. توسعه سیستم ها ،به همه کمک می کند تا با حداقل سوء تفاهم ،کاری را که بایدمناسب باشد انجام دهند.
به عبارت ساده، سیستم‌سازی کسب‌وکار توسعه یک دستورالعمل عملیاتی است که تمام جنبه‌های کسب‌وکار شما را در بر می‌گیرد.
به خاطر داشته باشید که سیستم سازی کسب و کار یک فرآیند مداوم است. بنابراین، شما باید به طور دوره ای این فرآیند را مرور کنید، به خصوص زمانی که کسب و کار شما در حال گسترش است.
سیستم‌سازی شامل پیاده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار شما است که رهبری و هوش تجاری را به تصویر می‌کشد.
از این رو، استفاده از چنین سیستم هایی در ساختار و مدل کسب و کار شما برای افزایش عملکرد و بهره وری کلی مفید است.
علاوه بر این، مزایای تجاری باید شامل یک آبشار سیستم‌سازی در تمام سطوح، از مدیریت ارشد گرفته تا تامین‌کنندگان و مصرف‌کنندگان نهایی باشد.
سیستم سازی کسب و کار چیست؟
سیستم سازی کسب و کار فرآیندی است برای به حداکثر رساندن و تقویت سیستم هایی که کسب و کار شما استفاده می کند. علاوه بر این، شامل معرفی سیستم ها در محل هایی که در حال حاضر هیچ سیستمی در آن قسمت وجود ندارد.
فرآیند سیستم سازی کسب و کار نیز شامل موارد زیر است:
- ابتدا، حیاتی ترین رویه ها و فرآیندها را در شرکت خود شناسایی کنید.
- سپس، آنها را به ترتیب فهرست کنید.
- آنها را برای حداکثر بهره وری و کارایی به صورت روان و ساده کنید.
هنگامی که صاحبان مشاغل کوچک برای کمک به ما مراجعه می کنند، یکی از رایج ترین سؤالات آنها این است:
“چگونه سیستم هایی را ایجاد کنم که کسب و کارم به آن نیاز دارد تا آن گونه که می خواهم در سازمان اجرا شود؟
” میدونی چیه؟ ما عاشق شنیدن این سوال هستیم. این بدان معنی است که آن رهبران آماده هستند تا گام های درستی را برای کار بر روی تجارت خود بردارند،
ایده اصلی ما برای توسعه کسب و کار شما از منظر سیستمی این است:
اگر در مورد کسب و کار خود به گونه ای فکر می کنید که گویی آن را به عنوان یک نمونه اولیه می سازید – همانطور که یک کسب و کار فرنچایز انجام می دهد – چگونه این کار را انجام می دهید؟ آنچه پشت این سؤال قرار دارد، سؤال دیگری است: «راهی که اینجا انجام می دهیم چیست؟» سیستم‌ها برای حمایت از روش اختصاصی شما برای انجام کسب‌وکار و انجام آن با طراحی وجود دارند.
بنابراین اگر می‌خواهید شرکتی را شکل دهید که نتایج ثابتی داشته باشد و به افراد وابسته نباشد، به سیستم‌هایی کاملاً طراحی‌شده نیاز دارید:
این یکی از هفت اصل ساخت یک کسب‌وکار است که کار می‌کند.
اما قبل از شروع توسعه سیستم‌ها، باید درک کنید و در سازمان خود فرهنگ استفاده از سیستم سازی را داشته باشید. در اینجا پنج مفهوم کلیدی برای الهام بخشیدن و آگاهی دادن به طرز تفکر شما در مورد سیستم سازی وجود دارد تا بتوانید شروع به ساختن استراتژی سیستم خود کنید.
پنج اصل کلیدی سیستم سازی کسب و کار
- اینکه چگونه در مورد کسب و کار خود فکر می کنید، این است که چگونه در نهایت کسب و کار را انجام می دهید
هر صاحب کسب و کار سه شخصیت متمایز در نحوه تفکر و کار در کسب و کار خود به خود می گیرد.
- تکنسین بر کار روزمره ساخت، فروش و تحویل آن تمرکز می کند،
- مدیر بر روی قرار دادن افراد و سیستم‌ها برای دستیابی به نتایج تمرکز می‌کند و وظیفه تجزیه و تحلیل داده‌ها و بهبود مستمر را بر عهده دارد.
- کارآفرین یک بیننده است :صاحب کسب و کاری که کسب و کار را تعریف می کند و بر کاهش شکاف بین جایی که کسب و کار امروزی است و جایی که آنها می خواهند باشد تمرکز می کند.
با درک این شخصیت ها، می توانید با خودتان بررسی کنید و ارزیابی کنید که توجه خود را به کجا معطوف کنید تا کسب و کار شما رشد کند.
- هر کسب و کاری دارای هفت سیستم است:
- رهبری:
رهبری هسته اصلی کسب و کار شماست. این در مرکز همه سیستم‌های تجاری دیگر شما قرار دارد، زیرا نحوه رهبری شما – و نحوه تعریف چشم‌انداز، ارزش‌ها و استراتژی‌تان – به هر چیز دیگری جهت و هدف می‌دهد.
- بازاریابی:
در بازاریابی، تمرکز شما بر اساسی ترین موضوع تجاری است: مشتریان شما. سیستم بازاریابی شما بر هر چیزی که مشتری شما را تحت تأثیر قرار می دهد – از اولین تماس تا تحویل نهایی محصول یا خدمات شما تأثیر می گذارد.
- امور مالی و مدیریت:
پول مایه حیات هر کسب و کاری است. هر شرایطی در کسب و کار شما – خوب یا بد – در نحوه عبور پول از طریق آن منعکس می شود. شما می توانید (و باید) از گزارشگری مالی به عنوان یک ابزار مدیریت قدرتمند استفاده کنید
- مدیریت:
مدیریت ابزار اصلی برای توسعه افراد و سیستم های شماست و متعاقبا نحوه دستیابی به نتایج از طریق فرآیندهای خوب اجرا شده است. توانایی مدیریت خود و اثربخشی سایر مدیران شرکت خود را چگونه ارزیابی می کنید؟
- تامین مشتری
تحقق مشتری جایی است که مشتریان شما آنچه را که می خواهند – و آنچه به آنها وعده داده اید – از کسب و کار شما دریافت می کنند. این شامل این است که چگونه کسب و کار شما محصول و/یا خدماتی را که می فروشید تولید و ارائه می کند و چگونه تیم شما خدمات و پشتیبانی به مشتری را ارائه می دهد.
- تولید سرنخ:
زمانی است که استراتژی بازاریابی خود را برای جذب سرنخ های واجد شرایط اجرا می کنید. به عبارت دیگر، این گونه است که شما مشتریان بالقوه را به خود جلب می کنید. این هر فعالیتی است که برای جذب مشتری ایده آل شما طراحی شده است، از جمله عناصر طراحی، تولید و پیام رسانی هر فعالیت. توانایی شرکت شما برای تولید تعداد مناسب سرنخ با کیفیت چقدر قوی است؟
- تبدیل سرنخ :
تبدیل سرنخ مشتریان را از افرادی که جذب کسب و کار شما شده اند می سازد. یک سیستم قوی تبدیل سرنخ – که “فروش” نیز نامیده می شود – به نیازهای عاطفی مشتریان احتمالی شما کمک می کند و پایگاهی ثابت و وفادار ایجاد می کند. توانایی تیم خود را برای پرورش و تبدیل سرنخ ها چگونه ارزیابی می کنید؟
در حالی که این چهار رشته جهانی تر هستند و بر استراتژی کسب و کار شما تأکید می کنند، این سه فعالیت بر اساس نحوه انجام کارها در کسب و کارتان، بیشتر سفارشی می شوند. هفت سیستم شما روشی را ایجاد می‌کنند که ما اینجا انجام می‌دهیم، و با تعامل فعال با آنها، شرکت خود را بیش از پیش متمایز خواهید کرد.
- ایجاد یک تجارت مبتنی بر سیستم یک تصمیم استراتژی است
اگر نمی توانید به استراتژی های مستندی برای نحوه عملکرد هر یک از این هفت سیستم در کسب و کار خود اشاره کنید، به احتمال زیاد آنها خروجی مورد نظر شما را تولید نمی کنند.
مهم نیست به چه نتایجی می‌خواهید برسید، برای دستیابی به آنها به سیستم‌هایی نیاز دارید که عمداً طراحی شده باشند . به جای توسعه پیش‌فرض. با ایجاد یک کسب و کار مبتنی بر سیستم، شما تصمیم استراتژیک برای رشد کسب و کاری می گیرید که برای شما مفید باشد، بنابراین می توانید کارهای بیشتری را که دوست دارید انجام دهید.
- سیستم ها زندگی بیشتری ایجاد می کنند
ایده سیستم ها ممکن است برای شما خسته کننده یا بسیار محدود کننده به نظر برسد ،ما متوجه شدیم!
همه نمی خواهند به زندگی به عنوان یک سری کارهای تکراری فکر کنند. ممکن است کمی غیر منطقی به نظر برسد، اما با پیاده‌سازی سیستم‌ها، می‌توانید خود را در داخل و خارج از کسب‌وکارتان آزاد کنید.
به طراحی سیستم خود فکر کنید، مانند ساخت یک ماشین ظریف و خوب روغن کاری شده. با ماشینی که دقیقاً همانطور که باید عمل کند، نه تنها می‌توانید نتایج ثابت و قابل اعتماد و رشد پایدار ایجاد کنید، بلکه می‌توانید از کار کردن در کسب‌وکار فاصله بگیرید و بر رهبری مورد نیاز خود تمرکز کنید.
- به موقع، هر بار، دقیقاً مطابق وعده
هنگامی که سیستم‌های شما که با دقت ساخته شده‌اند به آرامی جریان می‌یابند، شما تنها کسی نخواهید بود که متوجه آن می‌شوید.
مشتریان به سمت وعده کسب و کار شما برای ارضای نیاز یا رفع ناامیدی جذب می شوند و توانایی شما در ارائه نتایج سریع و ثابت آنها را راضی می کند و آنها را درگیر می کند. آنها می‌خواهند بارها و بارها برگردند زیرا سیستم‌های شما به شما این امکان را می‌دهند که همیشه وعده برند خود را انجام دهید.