سیستم سازی در فروش
سیستم سازی در فروش (بخش های تجاری) چیست؟
سیستم سازی در فروش
سیستم‌سازی در بخش‌های تجاری یک رویکرد استراتژیک است که به دنبال استفاده از فرآیندها و ابزارها برای سازماندهی، خودکارسازی و بهینه‌سازی کلیه فعالیت‌های مربوط به فروش محصولات یا خدمات است. هدف اصلی آن افزایش کارایی عملیات تجاری و بهبود تجربه مشتری است. این شامل استانداردسازی وظایف، ساده‌سازی گردش کار و ادغام فناوری‌هایی است که فرآیند فروش را تسهیل می‌کند.
برخی از نمونه هایی که می توان آن را اعمال کرد عبارتند از:
مدیریت مشتری:
از سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای ثبت و پیگیری تعاملات مشتری استفاده کنید. این امکان ردیابی بهتر فرصت های فروش، تقسیم بندی مشتری و شخصی سازی ارتباطات را فراهم می کند.
اتوماسیون بازاریابی:
ابزارهای اتوماسیون بازاریابی را پیاده سازی کنید که امکان ارسال برنامه ریزی شده ایمیل ها، پست های رسانه های اجتماعی و تبلیغات هدفمند را برای گروه های خاصی از مشتریان بر اساس رفتار و ترجیحات آنها فراهم می کند.
تجزیه و تحلیل داده ها:
از ابزارهای تجزیه و تحلیل داده ها برای ارزیابی عملکرد استراتژی های فروش و بازاریابی استفاده کنید. این شامل جمع آوری و پردازش داده ها برای شناسایی روندها، فرصت ها و زمینه های بهبود است.
مدیریت موجودی و سفارش:
مدیریت موجودی و سفارش را سیستماتیک کنید تا اطمینان حاصل شود که محصولات در زمانی که مشتریان به آنها نیاز دارند در دسترس هستند. این شامل استفاده از نرم افزار مدیریت موجودی و سیستم های ردیابی سفارش است.
اتوماسیون فروش:
یک سیستم اتوماسیون فروش (سیستم سازی در فروش)را پیاده سازی کنید که به نمایندگان فروش اجازه می دهد فعالیت های خود را پیگیری کنند، یادآوری ها را برنامه ریزی کنند و فرصت های فروش را به طور موثرتری پیگیری کنند.
مراقبت از مشتری:
از چت بات ها و سیستم های خودکار خدمات مشتری برای پاسخ به سوالات متداول و حل سریع و کارآمد مسائل استفاده کنید، که رضایت مشتری را بهبود می بخشد و زمان را برای کارهای استراتژیک تر آزاد می کند.
مدیریت اطلاعات محصول:
یک پایگاه داده متمرکز و به روز از اطلاعات محصول، قیمت و در دسترس بودن را حفظ کنید تا تیم های فروش بتوانند به راحتی در طول تعامل با مشتری به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند.
ردیابی معیارهای کلیدی:
شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را ایجاد کنید و از سیستم سازی در فروش و ردیابی برای ارزیابی عملکرد تیم فروش و بازاریابی و همچنین برای اندازه گیری بازگشت سرمایه در کمپین های تبلیغاتی و استراتژی های فروش استفاده کنید.
مفهوم سیستم سازی چیست؟
سیستم سازی عمل ایجاد یک سیستم جدید است. مزیت اصلی ایجاد یک سیستم این است که می توانید فرآیند را بررسی کرده و بهبودهایی را ایجاد کنید. توسعه سیستم ها به همه کمک می کند تا با حداقل سوء تفاهم کاری را که باید انجام دهند.
حتما مقاله سیستم سازی در سازمان را مطالعه کنید.
۱۰ جنبه از کسب و کار شما که باید سیستم سازی کنید :
- فرآیند فروش
هنگامی که شما یک کارآفرین هستید، وجود سیستم های ساده مانند سیستم سازی در فروش و قابل تکرار برای موفقیت و پایداری کسب و کار شما بسیار مهم است. یکی از جنبه هایی که اغلب نادیده گرفته می شود اما برای سیستم سازی بسیار سودمند است، فرآیند فروش است.
این شامل تولید سرنخ، بستن معاملات و پیگیری با مشتریان است. داشتن یک سیستم شفاف و گام به گام برای فروش می تواند کارایی و ثبات را بهبود بخشد و در نهایت درآمد بیشتری را برای کسب و کار شما ایجاد کند.
برای شروع، مهم است که مراحل کلیدی فرآیند فروش خود را شناسایی کنید، هر مرحله را ترسیم کنید و سپس آن را در طول زمان اصلاح و بهینه کنید. خودکارسازی و ساده‌سازی وظایف، مانند ردیابی سرنخ و پیگیری ایمیل، همچنین می‌تواند به اطمینان حاصل شود که هیچ فرصتی از بین نمی‌رود و همیشه در صدر خط لوله فروش خود قرار دارید.
- تنظیم قرار
یکی از مهمترین کارهایی که در عین حال نادیده گرفته شده است که می تواند تأثیر چشمگیری بر فروش داشته باشد، تنظیم قرار ملاقات است. طولانی شدن زمان برای پاسخ دادن یا حتی اجازه دادن به درخواست ها از طریق خط لوله می تواند به راحتی با ایجاد سیستم هایی برای ارائه پاسخ های سفارشی و خودکار اجتناب شود.
- عملیات مالی
یکی از جنبه های تجاری که کارآفرینان باید بر سیستم سازی تمرکز کنند، عملیات مالی آنهاست. این شامل صورتحساب، حسابداری، بودجه و گزارش مالی است. کارآفرینان با داشتن سیستم‌های واضح و قابل تکرار، می‌توانند خطر خطاهای مالی را کاهش دهند و اطمینان حاصل کنند که اطلاعات دقیق و به‌روز در مورد عملکرد مالی خود دارند.
برای شروع، کارآفرینان باید فرآیندهای مالی کلیدی در کسب و کار خود را شناسایی کرده و آنها را به طور واضح و مختصر مستند کنند. توصیه می‌کنم از راه‌حل‌های نرم‌افزار مبتنی بر ابر برای خودکارسازی کارهای دستی، مانند صورتحساب و حسابداری، و ساده‌سازی عملیات مالی آنها استفاده کنید. همه اینها می تواند زمان را برای تمرکز بر رشد کسب و کار و تصمیم گیری های مبتنی بر داده آزاد کند.
- ارتباطات
خطوط ارتباطی شفاف برای بقای هر کسب و کار کوچک ضروری است. بدون ارتباط مناسب، تیم شما ممکن است سردرگم و غرق شود و منجر به کاهش بهره وری و کیفیت کار شود.
برای شروع سیستم‌بندی ارتباطات، مجموعه‌ای از استانداردها را برای نحوه برقراری ارتباط ایجاد کنید و انتظاراتی را برای سرعت پاسخگویی به پیام‌ها، روش مناسب برقراری ارتباط و اینکه چه کسی مسئول چه چیزی است، تعیین کنید.
سیستمی برای ردیابی همه پیام ها ایجاد کنید تا به راحتی قابل دسترسی و بررسی باشند. اطمینان حاصل کنید که همه افراد شرکت نقش خود را در فرآیند ارتباط درک کرده و با هر کارمند جدید صحبت می شود.
- مدیریت داده های مشتری
سیستم‌سازی کارایی و ثبات را در عملکردهای تجاری تضمین می‌کند و در عین حال اتوماسیون بیشتر را امکان‌پذیر می‌سازد، و این در واقع برای بقای یک تجارت مدرن حیاتی است. در حالی که بیشتر جنبه‌های هر کسب‌وکاری می‌توانند از سیستم‌سازی سود ببرند، مدیریت و ردیابی داده‌های مشتری یک عملکرد حیاتی است که باید به عنوان یک اولویت سیستم‌سازی شود.
این شامل جمع آوری اطلاعات مشتری، مانند اطلاعات تماس، ترجیحات و تاریخچه خرید و سازماندهی آن با استفاده از ابزارهای مدیریت داده و ذخیره سازی ابری به روشی است که دسترسی و تجزیه و تحلیل آسان باشد. علاوه بر این، وجود سیستمی برای پیگیری درخواست‌های خدمات مشتری، شکایات و بازخوردها برای ارائه پاسخ‌های به موقع و مؤثر ضروری است.
- نظارت بر ذکر اخبار
با چرخه اخبار ۲۴ ساعته، قبل از اینکه خیلی دیر شود، باید بدانید چه زمانی برند شما مرتبط است. با این حال، ماندن در صدر اخبار ذکر شده و رقابت شما می تواند به راحتی از بین برود. با ابزارهایی به سادگی Google Alerts آن را سیستماتیک کنید.
هنگامی که نام شرکت، کلمات مهم در حوزه کاری خود، رقبای خود و به روز رسانی پلتفرم ها یا ابزارهایی را که اغلب استفاده می کنید، ردیابی می کنید، هر روز صبح یک جمع بندی عالی از هر چیز مهمی را در صندوق ورودی خود دریافت می کنید، بدون هیچ گونه تمیزکاری سخت. از قطعات اینترنتی این به نوبه خود می تواند به شما در ایجاد محتوای جدید، خروجی سئو بهتر و حتی ارتقاء بازی روابط عمومی کمک کند
- سوار شدن و آموزش
از آنجایی که کسب‌وکارها محیط‌های کاری ترکیبی را اتخاذ می‌کنند، یافتن راه‌های یکپارچه و پاسخگو برای ادغام کارمندان جدید بسیار حیاتی شده است .بدون در نظر گرفتن موانع جغرافیایی که این کار را چالش‌برانگیزتر می‌کند.
یک فرآیند و ساختار برنامه ریزی شده ایجاد کنید. این باید شامل یک کتابخانه دیجیتال با راهنماهایی برای شرح وظایف، نقش ها، انتظارات، ماژول های یادگیری یا مواد مورد نیاز برای جلسات آموزشی و روزهای برنامه ریزی شده برای جهت گیری و آموزش باشد. همه اینها را می توان به راحتی مستند کرد و هر کسی در تیم در هر زمانی به آن دسترسی داشت.
جهت گیری و آموزش معمولاً زمان زیادی را می طلبد، بنابراین با وجود یک سیستم، استخدام های جدید می توانند سریعتر برای تیم مفید باشند. این امر از راه های متعددی به کسب و کار سود می رساند، زیرا همین فرآیند نیز سابقه ای را برای آموزش دوره ای سازمانی ایجاد می کند.
- به روز رسانی محتوا
من به کارآفرینان پیشنهاد می کنم به روز رسانی محتوای خود را سیستمی کنند. اگر می خواهید ترافیک جدیدی را به سایت خود هدایت کنید، به پست های وبلاگ تازه، سرگرم کننده و دقیق نیاز دارید. شما به راحتی می توانید این فرآیند را با ایجاد دسته ای به نام “به روز رسانی/بازنویسی” در ابزار مدیریت پروژه انتخابی خود شروع کنید. مقالات منسوخ یا نامربوط را در لیست وظایف قرار دهید و با تیم بازاریابی محتوای خود همکاری کنید تا حداقل سالی یک بار مقالات را به روز کنید.
- خدمات مشتری
یکی از جنبه‌های تجاری که هر کارآفرین باید آن را سیستم‌بندی کند، خدمات مشتری است. رسیدگی به شکایات، بازخوردها و پرس و جوهای مشتری گاهی اوقات می تواند دلهره آور باشد، اما شما باید با صبر و حوصله بدون از دست دادن عصبانیت خود با آن برخورد کنید.
مشتریان شما ممکن است سر شما فریاد بزنند یا بخواهند فوراً به سؤال خود پاسخ دهند یا حتی ناراحتی خود را بر سر شما خالی کنند، اما شما نمی توانید فقط به آنها فریاد بزنید. بنابراین مطمئن شوید که تیم خدمات مشتری خود را بر این اساس آموزش داده و فرآیند را ساده کنید تا کمتر خسته کننده شود.
وظایف و کارکردهای مشترک خدمات مشتری مانند پاسخ به سؤالات مشتری، حل و فصل شکایات مشتری و ارائه بازخورد مشتری را شناسایی کنید. سپس یک سیستم برای هر کار ایجاد کنید، مانند مجموعه ای از سؤالات متداول برای سؤالات رایج مشتری یا یک روش استاندارد برای رسیدگی به شکایات مشتری.
- تصمیم گیری
بهترین کاری که تا به حال انجام داده ام این بوده است که تصمیم گیری را تا جایی که بتوان سیستمی کرد، نظام مند کرد. ما در کسب و کار خود با مشکلاتی روبرو بودیم که در آن کارمندان نمی توانستند وظایف خود را پیش ببرند زیرا به تأیید رهبران یا سهامداران نیاز داشتند.
این اتفاق افتاد که این رهبران در تعطیلات نبودند یا در غیر این صورت با وظایف مهمی مشغول بودند. بنابراین، ما به سیستمی رسیدیم که در آن به همه موارد زیر را گفتیم: اگر تغییری که می‌خواهید ایجاد کنید دائمی است، منتظر پاسخ سرپرست تیم خود باشید. تاییدیه بگیرید.
اما اگر عملی که می‌خواهید انجام دهید می‌تواند معکوس شود، ادامه دهید و بهترین تصمیم را بگیرید. سپس بعداً آن را مطرح کنید تا رهبر بتواند آن را بررسی کند. این به ما کمک کرد تا به جلو برویم و بدون هیچ اشتباه فاحشی، خودمختاری ایجاد کنیم