حوزه های ۹ گانه ارزیابی عملکرد سازمان
در این مطلب سعی داریم به بررسـی وضعیت نتایج حوزه های ۹ گانه ارزیابی عملکرد سازمان و همچنین قلمرو فعالیت شرکت بپردازیم.
حوزه های ۹ گانه ارزیابی عملکرد سازمان
- اثر بخشـی
- کارآیـی، بهره وری
- سـودآوری
- کیفیت
- نـوآوری
- قابلیت انعطاف (وتکنولوژی)
- کیفیت زندگی کاری
- مسئولیت اجتماعی
بررسی حوزه های داخلی شرکت
- فرآیندهای شرکت
- ساختار سازمانی شرکت
- سیستمها و روشهای شرکت
- فضای عملیاتی شرکت
- تکنولوژی تولید شرکت
۱- اثر بخشـی (انجام کارهای درست ):
بررسی درصد تحقق اهداف از پیش تعیین شده می توان اثر بخشی عملکرد سازمان را در یک دوره خاص ارزیابی نمود. دغدغه‌ی اول استراتژی، اثربخشی است.
پرسش های اثر بخشی :
– آیا فعالیت های انجام شده در جهت تحقق اهداف شرکت صورت گرفته است ؟
– آیا اهداف شرکت درزمان های مقرر محقق شده اند ؟
– آیا فعالیت های غیر ضروری در شرکت طی دوره های زمانی گذشته، شناخته شده و حذف و اصلاح شده اند ؟
– آیا موانع و مشکلات مهم و قابل توجه فرا روی شرکت برای تحقق اهدافش، شناخته شده و حل و رفع شده اند ؟
۲- کارآیـی (انجام درست کارها) :
مقایسه میزان منابـع مصرف شده واقعــی برای تولید با میزان منابـع پیش بینی شده (استاندارد) برای تولید، می توان کارآیی عملکرد یک شرکت را در یک دوره خاص ارزیابی نمود.
حوزه‌ی مدیریت عملیات، به افزایش کارایی می‌پردازد.
پرسش های کارایی:
– آیا روند هزینه ها برای انجام فعالیت ها، نشاندهنده صرفه جویی در استفاده ازمنابع شرکت است ؟
– آیا روند هزینه های غیر ضروری در شرکت کاهشی بوده است ؟
– آیا سرعت انجام فعالیت ها در شرکت روند افزایشی داشته است ؟
– آیا روش های انجام فعالیت ها با هدف کاهش منابع مصرفی ولی با حفظ کیفیت مورد انتظار بهبود و اصلاح یافته اند؟
۳- بهره وری (انجام درست کارهای درست ) :
از طریق مقایسه میزان ستانده حاصله با میزان منابع مصرفی واقعی می توان بهره وری عملکرد یک شرکت را در یک دوره خاص ارزیابی نمود. به عبارت دیگر ارزیابی بهره وری عملکرد سازمان، اندازه گیری میزان توان سیستم در متناسب سازی معقول، منطقی و اقتصادی داده ها با ستانده ها را مشخص می کند که نتیجه دو مولفه کارآیی و اثر بخش می باشد.
پرسش های بهره وری :
– رونـد نسبت مقدار منابع قابل مصرف استاندارد به مقدار منابع مصرف واقعی چگونه است ؟
– روند نسبت مقدار ستانده واقعی به ستانده قابل تولید (بالقوه) چگونه است ؟
– رونـد نسبت مقدار محصولات واقعی تولید شده به مقدار منابع مصرف واقعی چگونه است ؟
فرمول بهره وری :
بهره وری کل :
کل نهاده ها / ستانده = بهره وری کل
کل هزینه ها و میزان سرمایه گذاری(ریال)/ میزان درآمدها (ریال) = بهره وری کل
بهره وری جزء : عبارتست از نسبت مقدار ستانده به هزینه ی هریک ازنهاده ها
هزینه هریک از نهاده ها / ستانده = بهره وری جزء
هزینه های پرسنلی / کل درآمد = بهره وری نیروی انسانی
هزینه مواد اولیه / کل درآمد = بهره وری مواد اولیه
هزینه انرژی / کل درآمد = بهره وری انرژی
۴-نوآوری :
اندازه گیری میزان تطابق محصولات تولیدی در قبال تغییرات تقاضا و نیازهای جدید مشتریان با هدف توسعه و افزایش سهم بازار
پرسش های نوآوری :
چه تعداد محصول جدید مبتنی بر نیازهای جدید بازار و مشتریان تولید شده است؟
کدامیک از محصولات و خدمات قدیمی که تقاضا برای آن به شدت کاهش یافته و ارزش افزوده کمی دارد از فهرست تولیدات شرکت حذف شده است ؟
چه تعداد طرح تحقیق و توسعه محصولات در دوره زمانی خاص(مثلا” یکسال قبل) در شرکت انجام شده است ؟
وضعیت شرکت در مقایسه با رقباء از نظرتنوع محصولات چگونه است ؟
۵- قابلیت انعطاف :
بررسی عملکرد سازمان را در رابطه با تغییرات ضروری محیطی
شرکت مورد نظر چند نوع محصول یا خدمت جدید علاوه بر محصولات و خدمات قبلــی (دوره های قبل ) می تواند تولید کند؟
چه روش های جدیدی برای هماهنگی بیشتر با تغییر و تحولات بازار در شرکت مورد نظر بکار گرفته شده است ؟
چه تغییراتی در تکنولوژی تولید برای به روز کردن آنها صورت پذیرفته است ؟
توانایی تولید شرکت از نظر مقدار چه اندازه تغییر کرده است ؟
ترکیب محصولات و خدمات شرکت چه اندازه تغییر کرده است ؟
۶- کیفیت زندگی کاری :
ارزیابی عملکرد سازمان در ایجاد رضایت شغلی در کارکنان ( ایمنی، محیط مناسب، امنیت شغلی و ایجاد عوامل انگیزشی ).
به عبارت دیگر شرکت تا چه اندازه به پرورش استعداد و توسعه قابلیت های کارکنان خود و بالا بودن مهارت های آنان، برقراری ایمنی، محیط کار مناسب، امنیت شغلی و ایجاد عوامل انگیزشی علاوه بر عوامل نگهدارنده توجه کرده است. پرسش های مناسب برای ارزیابی کیفیت زندگی کاری در عملکرد یک شرکت از جمله موارد زیر است:
شرکت چه اندازه به پرورش استعداد کارکنان خود توجه نموده است ؟
شرکت چه اندازه به توسعه مهارت های کارکنان خود توجه نموده است ؟
شرکت چه اندازه به برقراری ایمنی در محیط کار توجه کرده است ؟
برای افزایش رضایت شغلی کارکنان چه کارهایی در شرکت انجام شده است ؟
۷- سودآوری :
توانمندی سازمان در ایجاد سود با استفاده از منابع و سرمایه سازمان
عملکـرد سازمان را با توجه به درآمدها و هزینه ها ارزیابی می کند. سودآوری تابع درآمدها و هزینه ها است. درآمدها تابع قیمت و مقدار فروش و هزینه ها تابع ارزش منابع مورد استفاده و مقدار مصرف آنها طی یک دوره زمانی خاص است. سودآوری توانمندی سازمان را در ایجاد سود با استفاده از منابع و سرمایه سازمان نشان می دهد.
پرسش های سودآوری :
درآمدهای سازمان چه میزان رشد کرده اند؟ علت رشد درآمدها چیست ؟
هزینه های سازمان چه میزان رشد کرده اند؟ علت رشد هزینه ها چیست ؟
روند سودآوری سازمان چگونه است ؟
۸- کیفیت :
بررسی عملکرد سازمان در تولید محصول و خدمت مطابق با نیازهای مشتریان در پنج مرحله اساسی برای کسب اطمینان از کیفیت محصول ارزیابی می شود.
مطلوب عملکرد سازمان شامل می گردد که عبارتند از: کنترل کیفیت سیستم های بالادست، کنترل کیفیت منابع و داده ها، کنترل کیفیت سیستم های سازمانی ( فرایندهای اصلی و فرعی سازمان )، کنترل کیفیت ستانده ها (کالا و خدمات) و ارتباط مشتریان و مصرف کنندگان و اخذ بازخور از آنان.
پرسش های کیفیت :
روند کیفیت مواد و قطعات تامین شده چگونه بوده است ؟
روند درصد کالاهای برگشتی چقدر بوده است ؟
روند شکایات مشتریان بدلیل عدم رضایت از کیفیت محصولات و خدمات چگونه بوده است ؟
در کدامیک از محصولات یا خدمات، بهبود کیفیت بوجود آمده است ؟
آیا سیستم ها و رویه های اجرایی مناسب برای تضمین کیفیت توسعه یافته اند؟
۹-مسئولیت اجتماعی :
عملکرد سازمان را در رعایت مسائل زیست محیطی، اجتماعی و اقتصادی محیطی که در آن فعالیت می کند، ارزیابی می نماید.
پرسش های مسئولیت اجتماعــی
برای کاهش اثرات سوء فعالیت های سازمان بر محیط زیست، چه کارهایی انجام شده است ؟
برای حفظ محیط زیست، سازمان چه استانداردهایی را رعایت کرده است ؟
برای اشتغال بیشتر افراد جامعه و جلوگیری از بیکار شدن کارکنان چه فعالیتهایی انجام داده است ؟
روند افزایش قیمت محصولات و خدمات برای مشتریان (قیمت فروش) چگونه بوده است ؟
آیا سازمان بدلیل عملکرد بهتر و بهره وری بیشتر، قیمت تمام شده محصولات را کاهش داده و مقداری از این کاهش قیمت، نصیب مشتریان و افراد جامعه شده است ؟
آیا سازمان مالیات و عوارض خود را بموقع پرداخت نموده است ؟
نتیجه گیری
در این مرحله، به بررسی علل ریشه ای تغییرات و نوسانات متغیرها و روند آنها پرداخته می شود و دلایل وجود عارضه ها و مشکلات در سازمان مورد نظر، شناسایی و مشخص می گردد. دراین مرحله پس از طبقه بندی داده های اطلاعاتی حاصل از مراحل قبل و پردازش آنها، نتایج حاصله جمع بندی می شود و تغییر و نتیجه گیری نهایی صورت می پذیرد.
نتیجه این مرحله یعنی تحلیل، ارزیابی و نتیجه گیری، هنگامی ارزشمند است که در قالب نقاط قوت و ضعف سازمان مطرح و ارائه شود. لذا حاصل تحلیل اطلاعات و نتایج مطالعات و بررسی ها، باید بصورت فهرست نقاط قوت و ضعف سازمان تنظیم و مشخص شود که این مرحله نقش کلیدی و مهمی برای انجام اصلاح و بهبود در سازمان مورد نظر دارد.
نویسنده : مرضیه حسینی – چاپ در ماهنامه کنترل کیفیت شماره ۹۳
کاوشگران بهبود کیفیت – مشاور مدیریت کسب و کار شما