سیستم مدیریت و ارزیابی عملکرد
تعریف ارزیابی عملکرد:
ارزیابی عملکردبه عنوان یک روش رسمی و مولد برای اندازه گیری کار و نتایج کارکنان بر اساس مسئولیت های شغلی آنها تعریف می شود. برای سنجش میزان ارزش افزوده کارکنان از نظر افزایش درآمد مشاغل ، در مقایسه با استانداردهای صنعت و بازده کلی سرمایه گذاری کارکنان (ROI) استفاده می شود.
همه سازمانهایی که هنر “برنده شدن از درون” را با تمرکز بر روی کارکنان خود آموخته اند ، برای سنجش و ارزیابی عملکرد کارکنان به طور منظم از فرایند ارزیابی عملکرد استفاده می کنند.
در حالت ایده آل ، کارکنان سالانه بر اساس سالگردهای کاری خود درجه بندی می شوند که بر اساس آن یا ارتقا می یابند یا توزیع مناسب افزایش حقوق به آنها داده می شود. ارزیابی عملکرد نیز نقش مستقیمی در ارائه بازخورد دوره ای به کارکنان دارد ، به طوری که آنها از لحاظ معیارهای عملکرد خود آگاهی بیشتری دارند.
سوال؟
- معیارهای ارزیابی عملکرد کدامند ؟
- آیا صرفا عملکرد و تواناییهای فردباید ارزیابی گردد یا ویژگیها و رفتار باید ملاک ارزیابی قرار گیرد ؟
- عملکرد چگونه باید اندازه گیری شود و شامل چه مواردی می شود ؟
- نتایج ارزیابی عملکرد باید چه کاربردهایی داشته باشد ؟
- مناسب ترین روش های ارزیابی کدامند ؟
- آیا سیستم ارزیابی عملکرد کامل و بدون نقصی وجود دارد ؟
مدیریت عملکرد
- فرایندی مستمر
- شناسایی عملکرد
- اندازه گیری عملکرد
- توسعه و بهسازی عملکرد افراد یا تیمها
- همسو کردن اهداف فردی با اهداف استراتژیک کسب و کار
- وسیع تر از ارزیابی عملکرد
- مقایسه عملکرد افراد با دوره های قبلی
هدف از ارزیابی عملکرد چیست؟
ارزیابی دوره ای عملکرد ، کارنامه کارمندی است که از مدیرش گرفته شده و کارهایی را که در یک زمان خاص انجام داده است و زمینه بهبود را تایید، می کند.
یک کارفرما می تواند بازخورد ثابتی در مورد نقاط قوت کارکنان ارائه دهد و در جهت بهبود در زمینه هایی که کارکنان باید روی آن کار کنند تلاش کند.
این یک بستر یکپارچه برای کارمند و کارفرما برای دستیابی به نقاط مشترک در مورد آنچه که هر دو فکر می کنند مناسب عملکرد با کیفیت است.
این به بهبود ارتباط کمک می کند ، که معمولاً منجر به معیارهای بهتر و دقیق تر تیم و در نتیجه ، بهبود نتایج عملکرد می شود.
هدف از کل این فرایند ارزیابی عملکرد بهبود شیوه عملکرد یک تیم یا سازمان و دستیابی به سطوح بالاتری از رضایت مشتری است.
یک مدیر باید اعضای تیم خود را به طور منظم و نه فقط یک بار در سال ارزیابی کند.
به این ترتیب ، تیم می تواند از مشکلات جدید و غیر منتظره با کار مداوم در حال انجام برای بهبود شایستگی و کارآیی جلوگیری کند.
مدیریت یک سازمان می تواند جلسات آموزش مستمر کارکنان و مهارت آموزی را بر اساس زمینه های توسعه ای که پس از یک جلسه ارزیابی عملکرد
شناخته شده است ، انجام دهد.
پس از ارزیابی اهداف و استانداردهای از پیش تعیین شده عملکرد ، مدیریت می تواند به طور موثر تیم را مدیریت کرده
و تخصیص منابع مولد را انجام دهد.
ارزیابی منظم عملکرد می تواند به تعیین دامنه رشد شغلی کارکنان و میزان انگیزه ای که او در موفقیت یک سازمان کمک می کند ، کمک کند.
ارزیابی عملکرد به کارمند این امکان را می دهد که بفهمد در مقایسه با سایرین در سازمان در چه موقعیتی قرار دارد.فرایند مدیریت عملکرد
- اهداف واحد و سازمان :
- برای استقرار سیستم مدیریت عملکرد باید اهداف استراتژیک مدنظر قرار بگیرد .
2.برنامه ریزی عملکرد :
برای برنامه ریزی عملکرد موارد زیر لازم است :
تحلیل شغل به دلیل مشخص شدن مولفه های اصلی شغل در آن پیش نیاز سیستم مدیریت عملکرد است .
- اطلاعات لازم درباره استعدادها ، دانش و مهارتها
- مشخص کردن معیارهایی برای اندازه گیری عملکرد
فرایند مدیریت عملکرد (اجرای عملکرد)
1- تعهد افر اد به تحقق اهداف مشارکت بین کارکنان این تعهد را تضمین کند.
2- حین اجرای عملکرد بازخور ارائه داده شود و مربی گری دائم انجام شود تا عملکرد افراد تقویت یابد.
3- تعامل بین کارکنان و سرپرستان انجام شود.
4- کارکنان به خودارزیابی تشویق شوند .
ارزیابی عملکرد
- بررسی و نظارت و سنجش و کنترل کار کارکنان
- شناخت کارکنان قوی و موثر در بهره وری
- ارزیابی دستیابی به نتایج مطلوب
- در زمان های معین
- به طور رسمی
- شناسایی شکاف بین برنامه ارزیابی و اجرای ارزیابی
بازبینی عملکرد
- جلسات بازبینی و بازآفرینی عملکرد برگزار می شود .
- در زمینه برنامه عملکرد و اجرا و ارزیابی بحث می شود .
- ماحصل جلسه موضوعات آموزش و طرح توسعه را مشخص می کند و برنامه ریزی آینده مشخص می شود .
ویژگیهای سیستم ارزیابی عملکرد
1- منصفانه بودن : معیارهای ارزیابی از نگاه ارزیابی شونده عادلانه باشد .
2- اعتبار و پایایی: معیار باید طوری طراحی شود که درست خصیصه موردنظر را بسنجد نه چیز دیگری را . و باید در زمان های متفاوت کم و بیش نتایج یکسانی را نشان دهد .
3- متمایز سازی عملکرد بالا و پایین : معیارها باید تفاوتهای بین کارکنان را تشخیص دهد و آنها را از هم متمایز نماید .
4- عینیت: معیارهای ارزیابی باید عینی و ملموس باشند و ارتباط مستقیم با شغل داشته باشند .
5- قابلیت کنترل: معیار باید تحت کنترل فرد باشد و بتواند در جهت بهبود عملکردش تلاش کند .
6- تناسب با استراتژیها: مشتری مداری ، کیفیت ، احترام
7-قابلیت پذیرش : استانداردها و معیارهای ارزیابی عملکرد باید در سازمان پذیرفته شود و باید عملی باشد .
رویکردهای ارزیابی عملکرد
رویکردهای ارزیابی عملکرد1- رویکرد ویژگیها:
تاکید بر خصوصیات و ویژگیهای فرد دارد و به ارزیابی تواناییها و شخصیت فرد می پردازد .( عادلانه ندیدن برخی )
2- رویکرد رفتاری :
به آنچه که فرد در حین کار انجام می دهد تاکید دارد .این رویکرد به ارزیابی شایستگیها می پردازد پس شاخص های شایستگی ها مشخص می شود . (فرایندگرایی)
3- رویکرد نتیجه ای:
به نتایج و پیامدها تاکید دارد و فقط خروجی را مدنظر قرار دارد .( میزان فروش ، تعداد تولید ، هزینه ها ، مقدار سود )اندازه گیری نتایج بسیار راحت تر و عینی تر و کم هزینه تر از دو رویکرد دیگر است .
مزایای ارزیابی عملکرد
- دستیابی به اطلاعات ارزشمند برای توسعه و ارتقا سطح منابع انسانی
- شناسایی استعدادهای کارکنان
- شناسایی نیازهای آموزشی
- مستندات ارزشمندی برای ارزیابی مجدد معیارها و ابزارهای انتخاب
روشهای ارزیابی عملکرد
- روش مقياس رتبه ای
- در اين روش كاركنان براساس عوامل معيني درجه بندي مي‌گردند. يكي از دلايل عمده محبوبيت و رواج اين روش، سادگي و سهولت استفاده از آن است.
در فرم ارزيابي، فهرستي از صفات و ويژگيهايي كه بايد مورد سنجش و ارزيابي قرار گيرند درج شده است.( کارکنان غیر مدیریتی : کمیت و کیفیت کار ، مهارت فنی ، دانش شغلی ، ابتکار ، سخت کوشی ، روحیه همکاری)(مدیران: قدرت تجزیه و تحلیل ، قدرت تشخیص ، مهارت تصمیم پگیری ، حل مساله،رهبری موثر و…)
2.مقياسي كه براي ارزيابي عملكرد به كار برده مي‌شود، به شكل پيوسته يا گسسته است. مقياس درجه بندي پيوسته خطي مدرج است كه از صفر يا حداقل شروع مي‌شود و تا حداكثر ادامه مي‌يابد.
3.استفاده از روش مقياسي هنگامي مي‌تواند موثر باشد كه ارزياب براساس مدارك و شواهد واقعي و معتبري ارزيابي را انجام داده باشد، نه براساس برداشتها و ذهنيتهاي خود.
- روش عامل سنجي
- اين روش به جاي ارزيابي عملكرد براساس صفات و خصوصيات شخصيتي فرد، كارايي او را در انجام وظايف و مسئوليتهاي ويژه‌اي كه در شغلش دارد، ارزيابي مي‌كند.
- با استفاده از شرح شغل، ابعاد شغل و عوامل مهم در آن، شناسايي و براي اندازه‌گيري انتخاب مي‌شوند.
- روش ثبت وقايع حساس
روش ثبت وقايع حساس عبارت است از يادداشت و ثبت عملكرد و تصميم گيريهاي بسيار خوب يا بد كارمندان حين انجام وظايف و مسئوليتهايشان. اگر عمل بخصوصي كه فرد در اداي وظايف و مسئوليتهايش انجام مي‌دهد، تأثيري مهم و بسزا (چه مثبت و چه منفي) در كارآمدي واحد مربوط داشته باشد، اين عمل، يك «واقعه حساس» به شمار مي‌آيد. با ثبت و ضبط اين وقايع، ارزياب در خاتمه دوره ارزيابي، اطلاعات لازم را براي ارزيابي عملكرد فرد در اختيار خواهد داشت.ارزیاب باید عملکرد فرد را طی یک دوره کامل ارزیابی ثبت کند (شرکت های کوچک با افراد کم )
- روش توصيفي
- در اين روش، از ارزياب خواسته مي‌شود تا شرحي درباره چگونگي عملكرد فرد بنويسد. بديهي است كه موفقيت ارزيابي از اين طريق، به قدرت توصيف و تشريح ارزياب بستگي پيدا مي‌كند. سرپرست نقاط ضعف و قوت کارمند خود را توصیف می کند و راهکارهایی برای بهبود می دهد .
- از آنجا كه دست سرپرست در توصيف و تشريح عملكرد كاركنان، باز است و استاندارد خاصي در اين رابطه وجود ندارد، ارزيابي كاركنان براين اساس كار ساده‌اي نيست. با وجود اين، بسياري از مديران و صاحبنظران معتقدند كه ارزيابي به روش توصيفي، از بهترين روشهاي ارزيابي است.مزیت : ارائه بازخورهای خوب و عیب : نداشتن ساختار و داده کمی
- روش درجه بندي
در روش درجه بندي از ارزياب خواسته مي‌شود تا كاركنان را براساس يك معيار كلي (مثلاً عملكرد آنها در مجموع) از بهترين تا ضعيفترين، درجه بندي نمايد. فردي كه بهترين عملكرد را داشته باشد در بالاي جدول، فردي كه ضعيفترين عملكرد را داشته باشد، در پايين جدول و ساير كاركنان بين اين دو حد قرار مي‌گيرند.
- روش انتخاب اجباري
- روش مذكور معمولاً در مواردي به كار برده مي‌شود كه استفاده از ساير روشهاي ارزيابي باعث گردد عملكرد اكثريت كاركنان به طور نامعقولي در سطح بالا ارزيابي شود.
- گزينه‌ها (جملات توصيفي) را معمولاً متخصصان اداره امور كاركنان، تهيه و سپس براي تعيين كاربردشان، در اختيار سرپرستان و ساير كارشناسان قرار مي‌دهند.
كارشناسان با مطالعه گزينه‌ها معين مي‌كنند كه كدام يك از جملات، شرح درستي از عملكرد مؤثر و كدام يك، شرح درستي از عملكرد ضعيف در آن شغل بخصوص است. ارزياب سپس با استفاده از فرمي كه بدين ترتيب تهيه شده است، مبادرت به ارزيابي كاركنان مي‌نمايد.
- روش مقياسي رفتاري(BARS)
- درمرحله اول، از گروهي از متخصصان و كارشناسان خواسته مي‌شود تا نمونه هايي از عملكرد مؤثر و عملكرد ضعيف را در شغل برشمارند.
2.در مرحله دوم، نمونه‌هاي عملكردِ طبقه بندي شده به گروه ديگري از متخصصان داده و از آنها خواسته مي‌شود تا يك بار ديگر آنها را براساس همان معيارها طبقه بندي نمايند.
3.در مرحله سوم، از ميان اين نمونه‌ها، آنهايي كه به نظر مي‌رسد بهترين نمونه از درجات مختلف عملكرد، از بسيار عالي تا بسيار ضعيف باشند، انتخاب و در مقياس به كار برده مي‌شوند.
- مدیریت برمبنای هدف (MBO)
در مديريت بر مبناي هدف سعي براين است مسائل و مشكلاتي كه در روشهاي سنتي ارزيابي وجود دارد از بين برود. از جمله اهداف عمده در روش مديريت بر مبناي هدف، ايجاد رابطة خوب ميان رئيس و مرئوس، ايجاد جوي مساعد در محيط كار و در نتيجه، افزايش انگيزه و بالا بردن سطح عملكرد كاركنان مي‌باشد.
در مرحله ارزيابي عملكرد، نتايجِ حاصل ازعملكرد فرد بررسي مي‌شود يا مورد انتقال قرار مي‌گيرد، نه خود او.
چه کسی ارزیابی را انجام دهد؟
1.ارزيابي مدیر مستقيم
اين ارزيابي متداولترين شيوه ارزيابي است. دلايل محكم و موجهي براي اين كار وجود دارد.
اولاً سرپرست فرد در موقعيتي قرار دارد، كه به آساني مي‌تواند به طور مستقيم بر رفتار و عملكرد مرئوس خويش نظارت كند.
ثانياً مي‌دانيم كه سرپرست يك واحد در سازمان، مسئول اداره آن واحد به طور مؤثر است و اگر ارزيابي مرئوسان به وسيله او انجام نگيرد، اين امر مي‌تواند باعث تضعيف موقعيت وي گشته، كنترل كار را از دست او خارج سازد.
ثالثاً نيازهاي آموزشي مرئوس را براي سرپرست معلوم مي‌كند و او را در موقعيت مناسبي قرار مي‌دهد تا در جهت رفع آن اقدامات لازم را به عمل آورد.
2.ارزيابي زیردستان
مرئوس هر روز شاهد رفتار و كردار و عملكرد رئيس خويش است و به دليل اجراي تصميمات و دستوراتش، در موقعيتي قرار دارد كه مي‌تواند درباره كارداني و اثربخشي او قضاوت درستي‌داشته باشد.
3.ارزيابي همکاران از عملکرد يکديگر
ارزيابي همکاران از عملكرد يكديگر هنگامي مطمئن و قابل اعتماد است كه:
اولاً تركيب گروه همکاران براي مدت زماني نسبتاً طولاني به همان شكل باقي مانده، تغييري نكند؛
ثانياً وظايفي كه اعضاي گروه انجام مي‌دهند، مرتبط و وابسته به يكديگر باشد؛
ثالثاً همکاراني كه عملكرد يكديگر را ارزيابي مي‌نمايند در رقابت مستقيم با يكديگر براي دريافت همان پاداش‌ها نباشند.
4.ارزيابي گروهي، کمیته ای
- ممكن است كه كار كارمند در سازمان به شكلي باشد كه با دو يا چند واحد مختلف سازماني در ارتباط قرار گيرد. در اين موارد معمولاً از چندنفر از سرپرستان و مديراني كه با كارمند و كار او آشنايي دارند، دعوت مي‌شود تا با تشكيل گروهي، عملكرد وي را ارزيابي نمايند.
در اين روش، هريك از اعضاي گروهِ ارزيابي با توجه به تخصصش، عملكرد كارمند را از زاوية خاصي بررسي مي‌كند و در نتيجه، كار از زواياي مختلف ارزيابي مي‌گردد.
5.خود ارزیابی
- اگر كارمندي بداند كه چه انتظاري از او وجود دارد و نتيجه كار او چه بايد باشد، همچنين اگر بداند كه عملكرد او براساس چه معيار و استانداردي ارزيابي مي‌گردد، بهتر از هر كس ديگري مي‌تواند عملكرد خود را ارزيابي نمايد.
- البته منظور اصلي در اينجا ارزيابي به معناي واقعي آن نيست بلكه مقصود، خويشتن‌شناسيِ بيشتر و وقوف بر تواناييهاي واقعي و بالقوه‌اي است كه فرد از آن برخوردار است.
6.ارزیابی 360 درجه
در این سیستم خود فرد،زیردستان،همکاران،سرپرستان و مدیران به عنوان ارزیابی کننده نظرات خود را بیان می کنند . ضرایب ارزیابی متفاوت می باشد و یکسان نیست .
سرپرست ضریب 4، خود فرد ضریب 2 ، مشتری ضریب 3،زیردست و همکار ضریب 1
شرکت کاوشگران بهبود کیفیت با سالها تجربه در زمینه سیستم های مشاوره ایزو و منابع انسانی آمادگی عقد قرارداد با صنایع و شرکتها در زمینه پیاده سازی سیستم های ارزیابی عملکرد را دارد.
تماس با ما: 7-05135421156
مصاحبه پایانی و جمع بندی
مصاحبه پایانی و جمع بندیمرسوم است كه در خاتمه ارزيابي عملكرد كارمند، مصاحبه‌اي رسمي با وي به عمل آيد. در واقع از اين طريق است كه نتايج حاصل از ارزيابي عملكرد كارمند به اطلاع او رسانده مي‌شود.
برگزاري اين مصاحبه‌ها و اطلاعاتي كه ضمن آن به دست مي‌آيد در برنامه ريزيهايي كه متعاقباً براي رشد و پيشرفت كارمند در سازمان انجام
مي گيرد، نقش مؤثري دارد. البته بايد توجه داشت كه فقط يك مصاحبه كافي نخواهد بود و بايد طي نشستهاي متعددي براي آينده فرد برنامه ريزي نمود.
اين مصاحبه‌ها بايد طوري طراحي و برگزار شوند كه هم رئيس و هم مرئوس آن را فرصت مناسبي براي مطرح كردن مشكلات خود و چاره جويي براي آنها بدانند.
كاركنان هميشه از مصاحبه پاياني نگران هستند و اگر مصاحبه به هر دليلي به تأخير بيفتد، طبيعتاً به اين نگراني افزوده مي‌شود. از اين رو، مصاحبه بايد بلافاصله يا با فاصله كمي بعد از خاتمه ارزيابي عملكرد انجام گيرد.
در مصاحبه باید موارد ذیل در نظر گرفته شود:
1- نتایج حاصل از عملکرد زیردست
2- راهنمایی و همکاری با زیر دست در تعیین اهداف بعدی
3- ارائه راهکارهایی برای نیل به اهداف
نویسنده: مرضیه حسینی مدیر عامل شرکت کاوشگران بهبود کیفیت -مدرس و مشاور سیستم های ISO و منابع انسانی
thanks