کنترل مدیریت ، مفاهیم و فرآیند کنترل در مدیریت

کنترل مدیریت به استفاده مناسب از منابع موجود در سازمان کمک می کند. کنترل مدیریت، لزوماً برای بهبود عملکرد کل تیم به طور مداوم لازم است. کنترل یکی از اساسی ترین وظایف مدیریت است، مانند برنامه ریزی، سازماندهی، کارکنان و غیره. کنترل عملکرد مهمی است و بدون کنترل مدیریت نمی تواند نتایج مطلوبی را تضمین کند.

در این مقاله، شما همه چیز را در مورد عملکرد کنترل مدیریت یاد خواهید گرفت.

تعریف کنترل

کنترل می تواند به عنوان تابعی از اطمینان از اقدامات کارکنان یک سازمان در جهت رسیدن به یک هدف مشترک می باشد و کار طبق برنامه ریزی انجام شده توسط مدیریت انجام می شود، تعریف شود.

کنترل چیست؟

نقش مدیریت یک سازمان اطمینان از دستیابی به اهداف سازمان طبق برنامه و به موقع آن است. از بسیاری از توابع مدیریت، کنترل یکی از مهمترین کارکردهای سازمان است. کنترل به معنای دادن دستورالعمل به کارمندان و اطمینان از رعایت دستورالعمل های مورد نظر مدیریت است.

کنترل به معنای این است که مدیریت سازمان وظیفه تصمیم گیری در مورد استانداردهای از پیش تعیین شده و اطمینان از مطابقت عملکرد کارکنان با استانداردهای تعیین شده توسط مدیریت را دارد و در صورت عدم مطابقت عملکرد کارکنان با استانداردها، اقدامات اصلاحی لازم را انجام می دهد.

مدیریت سازمان باید مطمئن شود که از منابع سازمان به درستی استفاده شده و برای رشد سازمان استفاده می شود و به هیچ وجه هدر نمی رود. با کنترل مدیریت، از استفاده مؤثر و کارآمد منابع سازمان مطمئن شوید.

کنترل کارمندان سازمان، مهارت مهم یک مدیر است. اگر یک مدیر در کنترل تیم خود مهارت نداشته باشد، نمی تواند نقش خود را به طور موثر بازی کند. با کنترل صحیح تیم خود، می تواند از هماهنگی بین اعضای تیم خود مطمئن شود و با داشتن کنترل مناسب بر روی تیم، می تواند به طور مؤثر برای پروژه های آینده برنامه ریزی کند. کنترل مدیریت انواع مختلفی دارد به طوری که مدیریت را قادر می سازد بسته به شرایط موجود، نوع کنترل را انتخاب کند، زیرا این یکی از مهمترین عملکردهای مدیریت است.

ویژگی های کنترل در مدیریت

     ۱٫ کنترل یک فرآیند پویا است

کنترل یک فرآیند پویا است. وقتی کارمند نتواند با استانداردهای عملکرد مطابقت داشته باشد، یک مدیر موظف است اقدامات متفاوتی را انجام دهد. یک مدیر باید مهارت لازم برای تصمیم گیری در مورد نحوه واکنش به یک موقعیت خاص را داشته باشد.

به عنوان مثال، اگر کارمندی به طور مکرر غایب است، سپس مدیر باید ابتدا با او صحبت کند و دلیل غیبت او را جویا شود و سعی کند کاری در مورد مشکل انجام دهد، و اگر مشکل همچنان ادامه دارد، باید اقدامات جدی انجام دهد.

به همین ترتیب، روند کار برای کارمندی که مطابق استاندارد معمولاً عمل نمی کند متفاوت از کارمندی است که برای اولین بار نتوانسته است استانداردهای عملکرد را رعایت کند.

     ۲٫ کنترل یک تابع پایان است

کنترل یک تابع پایان است زیرا پس از اتمام کار عمل می کند. استانداردهای عملکرد قبل از انتصاب کار به کارمندان و پس از اتمام کار، عملکرد کارکنان با عملکرد استاندارد مقایسه می شود و اگر عملکرد کارکنان همان عملکرد استاندارد باشد، هیچ اقدامی لازم نیست انجام شود اما در صورت عدم مطابقت عملکرد، مدیر لازم است اقدامات اصلاحی را انجام دهد.

بنابراین، اشتباه نیست که بگوییم کنترل یک تابع پایان است.

   ۳٫ برنامه ریزی و کنترل دست به دست هم می دهند

این اشتباه نیست که بگوییم برنامه ریزی و کنترل با هم کار می کنند. یک مدیر موظف است برنامه ریزی کند تا بتواند اقدامات کارمندان را کنترل کند تا به نتیجه مطلوب برسد.

به عنوان مثال، اگر یک مدیر فروش هدف خود را برای فروش ۵ میلیون در یک چهارم ۵ فروشنده در تیم خود قرار دهد، در این صورت هدف ۱ میلیون را به هر فروشنده می دهد و اقدامات آنها را کنترل می کند تا به نتایج مطلوب برسد.

اکنون می فهمید که بدون برنامه ریزی، کنترل معنایی ندارد و بدون کنترل برنامه ریزی نمی تواند به دلخواه پیش برود.

    ۴٫ کنترل عملکردی فراگیر است

کنترل عملکردی فراگیر است زیرا در هیچ سطح مدیریتی نمی توان از آن فرار کرد. همه مدیریت ها لازم است که در همه سطوح کنترل کنند.

به عنوان مثال، یک مدیر سطح بالا اقدامات یک مدیر سطح متوسط را کنترل می کند و بر عملکرد مدیر نظارت می کند و به همین ترتیب، یک مدیر سطح پایین در مقابل یک مدیر سطح متوسط پاسخگو است.

به این ترتیب کنترل در تمام سطوح انجام می شود. با این وجود، ممکن است در روش های کنترل تفاوتی وجود داشته باشد، و در مواردی که عملکرد کارمند مطابق میل نباشد، اقدامات اصلاحی مختلفی انجام می شود.

  ۵٫ کنترل به جلو نگاه می کند

یک مدیر می تواند با کنترل اقدامات گذشته، عملکرد یک کارمند را کنترل کند. یک مدیر عملکرد کارمند را پیگیری می کند، بنابراین می توان در زمان مقایسه عملکرد، پیگیری کرد.

فرآیند کنترل مدیریت

فرآیند کنترل در مدیریت شامل چهار مرحله است. همه این مراحل برای کنترل مؤثر لازم است.

۱) شکل گیری استانداردها

اولین مرحله از فرآیند کنترل، شکل گیری استانداردها است. مدیر ابتدا گزارشی تهیه می کند که استانداردهای پیش بینی شده از پروژه به کارمندان ارائه می شود.

این استانداردها با انتخاب تصادفی یک رقم تصمیم گیری نمی شوند، اما براساس عملکرد گذشته کارکنان و عملکرد فصل گذشته و شرایط بازار تصمیم گیری می شود. قبل از افشای استانداردهای مورد انتظار با کارمندان و تعیین هدف، استانداردها از مدیریت ارشد تأیید می شوند.

پس از تأیید مدیریت، این استانداردها با اعضای تیم مورد بحث قرار می گیرد و هدف به هر یک از اعضای تیم داده می شود. یک استاندارد از قبل شکل گرفته یک هدف مشترک را برای کارکنان به کار می گیرد.

۲) اندازه گیری عملکرد واقعی

پس از اتمام کار، وظیفه مدیر است که عملکرد کارکنان را اندازه گیری کند. مدیر عملکرد هر کارمند را تجزیه و تحلیل کرده و از آنها می خواهد گزارش کار خود را ارائه دهند.

۳) مقایسه عملکرد واقعی با عملکرد استاندارد

پس از اندازه گیری گزارش واقعی، مقایسه ای بین عملکرد واقعی و عملکرد استاندارد از پیش تعیین شده انجام می شود و تفاوت بین عملکردها محاسبه می شود و گزارش پس از تجزیه و تحلیل عملکرد کلیه کارکنان تولید می شود.

۴) انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم

پس از مقایسه عملکرد استاندارد با عملکرد واقعی کارکنان. اختلاف محاسبه می شود.

سپس عملکرد هر کارمند مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد، و تفاوت بین هدفی که به آنها داده می شود و درصد هدف توسط آنها مشاهده می شود و اقدامات لازم طبق سیاست های شرکت و عملکرد گذشته کارمند انجام می شود.

به عنوان مثال، هیچ اقدامی علیه کارمندی که طی چند ماه گذشته عملکرد خوبی داشته است، انجام نمی شود. انجام اقدامات اصلاحی مهم است. در غیر این صورت، کارمندان کار خود را سبک شروع می کنند و احتمال اینکه در آینده شغل خود را از دست بدهید وجود دارد.

اهمیت کنترل

۱٫ کنترل انگیزه کارکنان

کنترل به معنای فقط دادن دستور به کارمندان نیست. این بدان معناست که مدیر کارکنان خود را در تمام مراحل راهنمایی کند و در صورت نیاز به آنها کمک کند.

وی همچنین مطمئن شود که هر کارمندی کار خود را با فداکاری صحیح انجام می دهد و همچنین اگر صد در صد تلاش نمی کنند، آنها را سرزنش کند.

علاوه بر این، وقتی هدفی به کارمندان داده می شود، به آنها هدف کار می دهد. هدف به آنها انگیزه می دهد که به سر کار بروند و برای رسیدن به هدف، سخت کار کنند. یک کارمند با انگیزه در نهایت بسیار بیشتر از ظرفیت واقعی خود عمل می کند.

۲٫ کنترل باعث استفاده کارآمد از منابع می شود

کنترل در مدیریت به استفاده مناسب از منابع موجود در سازمان کمک می کند. در محیط کنترل شده، کارمندان از منابع به درستی استفاده می کنند و هنگام استفاده از آنها احتیاط می کنند. با کنترل، مدیریت می تواند مطمئن شود که کارکنان حداکثر خروجی را از منابع موجود به آنها می رسانند.

۳٫ کنترل ایجاد نظم و انضباط در سازمان می کند

اهمیت دیگر کنترل در مدیریت، نظم و انضباط در سازمان است. نظم و انضباط برای رسیدن به هدف در زمان دلخواه و با منابع موجود ضروری است. اگر اقداماتشان کنترل نشود، و اگر بدانند که کسی نمی تواند آنها را زیر سوال ببرد، بی توجه می شوند.

با کنترل مدیریت نه تنها اقدامات کارکنان را کنترل کنید بلکه همچنین مطمئن شوید که حداکثر نتیجه را می توان به دست آورد.

۴٫ کنترل هماهنگی عمل را تضمین می کند

در یک سازمان بزرگ، صدها کارمند وجود دارد که با هم کار می کنند. کارهای مختلف به طور همزمان در بخشهای مختلف انجام می شود. اگر هیچ هماهنگی بین کارکنان سازمان وجود نداشته باشد، در نتیجه ممکن است آنها منابع زیادی را از دست بدهند که باعث ضرر سازمان شود و باعث سودآوری شود.

بنابراین، این وظیفه مدیریت است که اقدامات کارکنانی را که در یک بخش دیگر کار می کنند هماهنگ کند و ارتباط کمی بین آنها وجود دارد. مدیریت به عنوان یک رشته مشترک بین آنها عمل می کند و مطمئن می شود که اقدامات همه کارکنان شاغل در بخشهای مختلف به سمت یک جهت مشترک هدایت می شود که جهت دستیابی به هدف مشترک سازمان است.

۵٫ کنترل به تصمیم گیری صحیح در مورد استانداردها کمک می کند

در مورد استاندارد نمی توان تصمیم گرفت. این مدیریت است که اطمینان می یابد استانداردها با تجزیه و تحلیل مناسب از عملکرد پروژه های گذشته، وضعیت بازار، منابع موجود و ظرفیت سازمان تصمیم گیری می شود.

این همه می تواند در صورت کنترل کار در سازمان امکان پذیر باشد، و با مهارت آنها بتواند قضاوت درستی از استانداردها داشته باشد.

۶٫ کنترل کمکها در تحقق اهداف سازمانی

و نکته آخر اینکه در کنترل در مدیریت، تحقق یک هدف مهم است. صاحب مشاغل یا مدیریت عالی، پول خود را در این تجارت قرار داده تا قصد داشته باشد از این طریق سود بیشتری کسب کند.

بنابراین، هدف اصلی آنها در هر پروژه کسب سود بیشتر است و یک مدیر در سطح پایین نسبت به عملکرد تیم خود پاسخگو است. بنابراین، یک مدیر با استفاده مؤثر از فرآیند کنترل، همیشه اقدامات افراد شاغل در تیم خود را کنترل می کند.

نمونه هایی از کنترل در مدیریت

از مطالب فوق مشخص است که میزان کنترل برای سازمان مهم است. در این بخش، با نمونه کارهایی که نیاز به کنترل مدیریت دارند، آشنا خواهید شد.

۱) اندازه گیری عملکرد

این وظیفه مدیریت است که وظیفه ای را به کارمندان اختصاص دهد و سپس عملکرد آنها را بسنجد. با اندازه گیری عملکرد هر یک از کارمندان، مدیریت می تواند در مورد تلاش ها و اقدامات هر یک از کارمندان دانش کافی داشته باشد و با استفاده از این اطلاعات، آنها می توانند تصمیمات مهمی برای ارتقا یا افزایش حقوق یا پاداش و غیره بگیرند.

۲) برنامه ریزی استراتژی

مدیریت نقش مهمی در برنامه ریزی استراتژیک و تصمیم گیری در مورد هدف برای سازمان دارد و آنها همچنین برنامه ریزی می کنند که چگونه می توان در منابع موجود به این اهداف دست یافت.

۳) مدیریت امور مالی

مدیریت وظیفه مدیریت امور مالی سازمان را بر عهده دارد. آنها تصمیمات مهمی مانند مقدار بودجه اختصاص یافته به یک پروژه خاص و غیره را اتخاذ می کنند و همچنین مطمئن می شوند که آیا پروژه برای سازمان سودآور بوده یا خیر و بر این اساس اقدامات اصلاحی را انجام می دهند.

۴) نظارت بر مردم

نقش مدیریت نظارت بر کار کارمندان و افزایش بهره وری و کارایی کارکنان آنها است. یک مدیر مطمئن می شود که همه کارمندانش در ظرفیت مطلوب خود کار می کنند و آنها برای رسیدن به هدف سازمان کار می کنند.

۵) کنترل ریسک

مدیریت در مراحل اولیه خطرات موجود را شناسایی و تجزیه و تحلیل می کند و اقدامات پیشگیرانه را برای جلوگیری از آنها یا به حداقل رساندن تأثیر آنها انجام می دهد.

۶) بهبود عملکرد

کنترل در مدیریت، لزوماً برای بهبود عملکرد کل تیم به طور مداوم لازم است. مدیر می تواند عملکرد هر کارمند را تجزیه و تحلیل کرده و به آنها کمک کند یا به آنها دستورالعمل هایی برای بهبود عملکرد آنها برای رسیدن به هدف سازمانی بدهد.

۷) مدیریت موجودی کالا

مدیریت وظیفه کنترل موجودی کالا را بر عهده دارد تا هرگز کمبود یا مازاد عرضه وجود نداشته باشد و همه چیز بدون مشکل کار کند.

۸) اطمینان از کیفیت

کنترل برای اطمینان از کیفیت مهم است. بعضی از سازمان ها به کیفیت خود معروف هستند و اگر مراقب کیفیت نباشند ممکن است ضربه ای به تجارتشان وارد کنند. بنابراین، در چنین سازمان هایی، مدیر همه کار را انجام می دهد تا با استانداردهای کیفیت مطابقت داشته باشد.

کاوشگران بهبود کیفیت –  مشاور مدیریت کسب و کار شما