نیازسنجی و تکنیک های آموزشی آن
نیازسنجی فرآیندی نظام دار برای تعیین اهداف، شناسایی فاصله بین وضع موجود و هدف ها و نهایتا تعیین اولویت ها برای عمل می باشد. همینطور نیازسنجی فرآیند جمع آوری و تحلیل اطلاعات است که منجر به شناسایی نیازهای افراد، گروهها، موسسات، جامعه محلی و جامعه به طور کلی می شود. در کل نیازسنجی فرایند شناسایی نیازهای مهم و فراهم کردن زمینه رفع آن نیازهاست.
مفهوم دیگری که ممکن است با نیازسنجی یکی فرض شود« شبه نیازسنجی» است، اما باید توجه داشت که نیازسنجی با سنجش نتایج یا اهداف و مقاصد و اولویت بندی آنها سرو کار دارد، در حالیکه شبه نیازسنجی با سنجش شبه نیازها( مجموعه ای از وسایل، امکانات، تجهیزات و روش ها برای تحقق نیازها یا نتایج اهداف ) سروکار دارد. شبه نیازسنجی عموما فرایندی است که بعد از نیازسنجی انجام می گیرد.
نیاز :
در حقیقت نیاز، عبارت است از فاصله بین وضع موجود و آنچه که باید باشد. نیاز ممکن است به صورت « نیاز احساس شده» باشد یعنی نیازی که بوسیله فرد یا یک جامعه تشخیص داده می شود، و یا «نیاز واقعی»باشد، یعنی نیازی که توسط مطالعه کارشناسانه مشخص می گردد. به هر حال نیازهای احساس شده باید طوری هدایت شوند تا در مسیر نیازهای واقعی قرار گیرند.
انواع نیازها:
- نیازهای هنجاری ( Normative need )
- نیازهای احساس شده ( Felt need )
- نیازهای مورد تقاضا ( demanded need )
- نیازهای مقایسه ای ( Comparative need )
- نیازهای پیش بینی شده ( Anticipated need )
شناسایی نیاز :
- تهیه لیست حداکثر نیازهای یک گروه خاص بر اساس اطلاعات موجود
تعریف نیازسنجی :
- شناسایی نیاز همراه با اولویت بندی ها
- فرآیند تعیین شکاف های بین شرایط واقعی و شرایط مطلوب و تعیین اولویت های کاری برای مداخلات
موضوعات نیازسنجی :
- مشتریان خدمات آموزش سلامت (کارکنان بهداشتی – اعضای جامعه …)
- برنامه های آموزش سلامت ( عموم مردم – پرسنل)
- سازمان، ارتباطات و ساختار اداری
تکنیک های نیازسنجی در سازمانها
الف) توافق محور
۱- تکنیک دلفی :
با استفاده از یک پرسشنامه که توسط یک گروه کوچک طراحی شده، آغاز می‌گردد. این پرسشنامه برای طیف وسیعی از صاحب نظران ارسال و پاسخ دهندگان نسبت به تکمیل پرسشنامه اقدام نموده و آن را عودت می‌دهند. گروه مربوطه پس از تجزیه و تحلیل پاسخ ها، آنها را با هم ترکیب نموده و یک فهرست کامل را تدوین و دوباره برای اولویت بندی در اختیار افراد پاسخ دهنده یا نمونه ای از آنها قرار می‌دهند. این روند آنقدر ادامه می‌یابد تا توافق نسبی درباره موارد نیازها حاصل شود.
۲- تکنیک فیش با ول ( Fishbowi )
این تکنیک نیازسنجی در گروه تکنیک های توافق – محور دسته بندی می‌شود. این تکنیک زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که تعداد افراد انتخاب شده برای جمع آوری اطلاعات نیاز سنجی محدود باشند و امکان تجمع آنها در یک کارگاه آموزشی نیز وجود داشته باشد. در این تکنیک افرادی را که برای کسب اطلاعات و سنجش نیاز جمع شده اند، مشابه آنچه در کارگاه های آموزشی معمول است به گروه های کوچک تقسیم می‌کنند و هر گروه با تبادل نظر، فهرستی از نیازها را تهیه می‌کند تا در جلسه عمومی با حضور همه شرکت کنندگان، گزارش کار گروه ها عرضه شود و پس از بحث و تبادل نظر، فهرست نیازهای مورد توافق اولویت بندی آنها انجام می‌گیرد. بدیهی است برای استفاده از این تکنیک، مجریان نیازسنجی باید نسبت به نحوه برگزاری کارگاه و شیوه انجام کار گروهی واقف و مسلط بوده و شرکت کنندگان را نیز در مورد نحوه انجام کار گروهی توجیه کنند. این روش نیازسنجی از روش هائی است که در مدت زمان محدود می‌تواند اطلاعات مناسبی را فراهم نماید و برای سازمان هائی که در محدوده جغرافیائی کوچکی فعالیت می‌کنند روش مناسبی می‌باشد.
۳- تکنیک تل استار ( Telstar )
این تکنیک نیازسنجی نیز در گروه تکنیک های توافق محور قرار می‌گیرد. این تکنیک بسیار شبیه تکنیک فیش باول است این تکنیک زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که تعداد افرادی که باید از آنها کسب اطلاعات شود، زیاد است در این حالت افراد در مناطق مختلف گرد هم می آید و از طریق تکنیک فیش باول به تعیین نیازهای آموزشی می‌پردازند و سپس نماینده یا نمایندگانی از هر منطقه در گرد همائی مرکزی روی نیازهای آموزشی و اولویت بندی آنها توافق می‌کنند. در مرحله دوم، نمایندگان مناطق با شیوه کارگاهی مشابه تکنیک فیش باول توافق سازی می‌نمایند.
ب) مسأله – محور، مشکل – محور
تکنیک های مورد اشاره در این گروه از تکنیک های نیازسنجی، عمدتاً ناظر بر شناسائی مشکلات فردی و مشکلات موجود در سیستم می‌باشد که ممکن است کارآیی یک سازمان را کاهش دهد در این گروه چهار تکنیک معرفی شده است.
۱- تکنیک رویداد مهم ( Critical Tncident )
در این تکنیک، فرض بر این است که رویدادهای درون سازمان به عملکرد مثبت و یا منفی کارکنان مربوط می‌شود. از این رو با شناسائی عملکرد کارکنان برجسته و ضعیف، کوشش می‌شود عملکرد های برجسته از طریق آموزش به دیگر کارکنان تعمیم یابد و عملکرد های ضعیف زدوده شود. در این تکنیک در واقع فاصله عملکرد کارکنان برجسته و ضعیف نیازی می‌باشد که باید برای افزایش کارآیی سازمان برطرف گردد.
۲- تکنیک درخت خطا ( Fauit Tree )
این تکنیک بیشتر با محاسبات ریاضی همراه است و به نوعی تحقیق در عملیات سازمان محسوب می‌شود. در این تکنیک احاطه به کل سیستم و ارزیابی درون داده ها و عملیات و بازده ها ضروری است. هر گونه تغییرات و یا تصمیم گیری که محصول تحقیق در عملیات سیستم می‌باشد و لازم است برای افزایش کارآئی مورد نظر قرار گیرد به عنوان نیاز محسوب می‌شود.
۳- تکنیک آزمون وظایف کلیدی(( Key Tasks Assessment))
در این تکنیک با انجام آزمون از کارکنان درباره وظایف شغلی آنها میزان سؤالاتی که از سوی پاسخگویان جواب داده نشده است به عنوان نیاز مطرح می‌شود که باید برای رفع آن کوشش شود .
۴- تکنیک تجزیه و تحلیل شغل ( Job Analysis )
در این تکنیک از طریق مشاهده، مصاحبه با کارکنان و سرپرستان و بررسی اطلاعات مربوط به شرح شغل، وظایف شغلی کارکنان به روشنی تجزیه و تحلیل و شناسائی می‌گردد. فاصله توانمندی موجود کارکنان با مهارت های لازم برای انجام شرح وظایف شغلی به عنوان نیاز آموزشی در نظر گرفته می‌شود.
تکنیک تجزیه و تحلیل شغل، سابقه طولانی دارد و به لحاظ ساده بودن سال هاست که برای استخدام و آموزش کارکنان از آن استفاده می‌شود. این تکنیک برای کارکنان حرفه ای مثل نظام سلامت تکنیک نسبتاً مناسبی می‌باشد.
روشهای نیازسنجی در جامعه
اکثر اوقات ما عادت کرده ایم که بدون شناخت کافی از نیازها و مشکلات مردم برنامه هایی را برای آن ها تدارک ببینیم و در اجرای برنامه ها نیز به شکل دستوری، آمرانه و پدرمآبانه عمل کنیم، در نتیجه برنامه ها موفقیت مورد انتظار را نخواهند داشت. نیازسنجی، روشی است که توسط آن، نیازها یا به عبارت دیگر مسایل و مشکلات بهداشتی و درمانی مردم را به طور واقعی از نزدیک بررسی و شناسایی می کنیم.
برای شناسایی نیازها یا مسائل و مشکلات مردم روشهای زیر وجود دارد که هم سریع و نتیجه بخش است و هم کم هزینه. این روشها عبارتند از:
- مصاحبه با افراد کلیدی مطلع
- مصاحبه گروهی
- مصاحبه جمعی
- مشاهده مستقیم
- کنترل آماری و شاخصها
- مرور متون و اطلاعات علمی
- شرکت در دوره های آموزشی
- بررسی KAP
- وجود یک مسئله ویژه
۱٫ مصاحبه با افراد کلیدی مطلع
در این روش با تعدادی از اشخاص آگاه نسبت به مسایل و مشکلات مردم و یا سازمان، که دارای عقاید و دیدگاه های متفاوت باشند با کمک گرفتن از « راهنمای مصاحبه» گفت و گو می شود. لیکن چارچوب سئوال ها ضمن مصاحبه و با طرح سؤال های تکمیلی و بر اساس پاسخ های قبلی شکل می گیرد. البته این روش تا حدودی تحت تاثیر تورش مصاحبه گر و مصاحبه شونده قرار دارد ولی می تواند برای شناسایی نیازها و مشکلات و نیز ارایه راه حل آنها مفید باشد.
۲٫ مصاحبه گروهی
در این روش گروه های ۸ تا ۱۲ نفره به بحث در مورد سؤال تشویق می‌شوند. گرداننده گروه، که راهگشا نامیده می شود، موضوع را به گروه معرفی می کند، افراد را به مشارکت در بحث تشویق می کند، تلاش دارد تا بحث روی موضوع مورد نظر متمرکز شود و از نفوذ افرادی که ممکن است گروه را تحت تأثیر قرار دهند، بکاهد. افراد گروه تا حد امکان باید مشابه باشند تا بتوانند به راحتی مسائل و مشکلات (در ارتباط با موضوع) را بیان کنند. در این روش نیز چارچوب پرسشنامه در حین اجرای مصاحبه شکل می گیرد.
۳٫ مصاحبه جمعی
در این روش با افراد جامعه در یک محل عمومی مثل مدرسه، مسجد، تالار اجتماعات و … صحبت می شود. مصاحبه گر بر اساس راهنمای مصاحبه که از قبل تهیه شده است سؤال ها را با جمع در میان می گذارد. این روش در جمع آوری اطلاعات از وضعیت محله، کوچه، روستا و یا سازمان ( بیمارستان، مرکز بهداشتی و…) مفید می باشد و برای اطلاع ازنقطه نظرات اصلاحی یا راه حل نیز قابل استفاده است. ایراد این روش این است که نظرات، تحت تاثیر افراد صاحب نفوذ قرار می گیرد و در مواردی باعث خودسانسوری افراد و خودداری از ابراز نظر در جمع می شود. باید سعی شود به طریقی از نظر اشخاص دیگر نیز مطلع شد، مثلاً ممکن است این اشخاص در پایان گردهمایی دور ما جمع شوند و یا خارج از محوطه نظر خود را به ما انتقال دهند.
۴٫مشاهده مستقیم
می توان با مشاهده مستقیم، نیازها و مشکلات را تعیین نمود.
۵٫ کنترل آماری و شاخص ها
یکی از مهم ترین روش های مسأله یابی است. آمار، اطلاعات بسیار مناسبی را از روند فعالیت های سیستم در اختیار می گذارد. آمار، انعکاس عملکرد سیستم و اجزای آن از جهت مقدار است. گردآوری داده ها به منظور تولید اطلاعات مناسب باید کلیه مراحل سیستم را در برگیرد. به این مفهوم که از داده ها یا ورودی های سیستم، فرآیند آن و ستانده ها اطلاعات بهنگام و دقیقی را در اختیار بگذارد.
آمار فعالیت هر واحد در مرحله نخست، باید توسط همان واحد مورد ارزیابی قرار گیرد و کارشناسان می توانند با مقایسه آماری عملکرد واحدهای تحت نظارت خود، بازخورد مناسبی به همکاران خویش بدهند.
آمار را می توان به منظور درک شرایط و موقعیت ها، و در شرایطی که آمار جاری جوابگو نیست، گرد آوری کرد. مثلاً ممکن است موضوعاتی نظیر اطلاع از رضایت استفاده کنندگان از خدمات، زمان سنجی فعالیت ها، شیوع برخی از بیماری ها، آگاهی و نگرش و عملکرد بهداشتی مردم و غیره در برنامه جاری نظام آمار و اطلاعات جایی نداشته باشد ولی لازم است ما برای شناسایی وضعیت بهداشتی درمانی حیطه مسئولیت خود، پایش و ارزیابی فعالیتها، و کسب اطلاعات برحسب نیاز و در نتیجه برای پی بردن به مسائل، به تناوب از این روش استفاده کنیم. معمولا این گونه اطلاعات در قالب مطالعات توصیفی و نیازسنجی قابل حصول و تحلیل است.
مقایسه آمار خاص یک سازمان در دورهای مختلف مانند ماه و سال
در این مقایسه معلوم می شود که سازمان، نسبت به روز، هفته، ماه و سال گذشته روند پیشرفت یا پسرفت داشته است و نقاط رشد یا افت در چه زمانهایی بوده است.
مقایسه آمار خاص یک سازمان با شاخص های معیار
این نوع مقایسه نیز در سازمان های بهداشتی درمانی بسیار رایج است. به این ترتیب که درابتدای اجرای برنامه‌ها معمولا شاخص هایی را برای ما تعیین می کنند و شاخص های بهداشتی یا بیمارستانی ما با شاخص هایی که به عنوان شاخص استانی، منطقه ای یا ملی به عنوان شاخص معیار مشخص و برای دوره های معینی برنامه ریزی شده اند ارزیابی می گردند.
مثلاً اگر در ابتدای دوره برنامه ریزی، خانوارهای تحت پوشش خدمات بهداشتی ما ۷۱ درصد پیش بینی شده است که در انتهای دوره برنامه ریزی به ۹۰ درصد ارتقاء یابد یا پوشش ایمن سازی کودکان زیر پنج سال از ۸۵ درصد به ۹۸ درصد برسد و یا میزان مرگ ومیر مادران باردار از ۴۲ به ۲۰ در ۱۰۰ هزار تولد زنده کاهش یابد.
۶٫ مرور متون و اطلاعات علمی
این روش یکی از مهم ترین و با اولویت ترین روش ها برای تشخیص مسائل و مشکلات سیستم است. به رغم آن که در زندگی شغلی به آن کم توجه می کنیم، ولی اساس و پایه شناسایی پدیده ها و روابط علیتی و آشنایی با تحولات علمی است. مطالعه کتابها، گزارش های علمی،مجله های علمی و سایر منابع نوشتاری، استفاده از نرم افزارهای کامپیوتری و شبکه های اطلاع رسانی، بهره گیری از نظر افراد صاحب تجربه و با معلومات، گوش دادن یا خواندن اخبار علمی رسانه های گروهی، بینش علمی ما را نسبت به پدیده ها بسیار تقویت می کند، حساسیت علمی را بالا می برد، از آخرین اطلاعات و تغییرات دنیای خارج از سیستم ما، آگاهمان می سازد و به این ترتیب مسائل و مشکلات خود را بهتر در معرض دید ما قرار می دهند.
مطالعه باعث می شود وضعیت خود را در مقایسه با دیگران و آنچه باید باشد دریابیم و از سوی دیگر از تجربه‌های دیگران به سادگی در شناخت و حل مشکل بهره جوییم. در حال حاضر بسیاری از مجله های علمی وابسته به دانشگاه ها و مؤسسات علوم پزشکی در کشور ایران منتشر می شوند که به ندرت در اختیار مراکز بهداشتی درمانی قرار می گیرد.
میزان دسترسی به دانش روز، بر کیفیت مسأله یابی و حل مسأله تأثیر می گذارد. دانش در دسترس ممکن است پراکنده یا نظام یافته باشد. افراد با تجربه و خبره قادر هستند با سرعت به اطلاعات دست یابند، در حالی که افراد مبتدی نیازمند تلاش زیادی هستند و به خاطر تفاوتهایی که در سازمان دانستنی های افراد مبتدی و افراد خبره وجود دارد، خبرگان در شناسایی مسائل و راهبرد مناسب برای حل آنها، مؤثرتر عمل می کنند.
۷٫ شرکت در دوره های آموزشی
شرکت نمودن در همایش های علمی و دوره های آموزشی به ویژه آموزش کارگاهی، سطح دانش کارکنان و کارشناسان را افزایش می دهد و زمینه را برای شناخت مسائل سیستم و ایجاد تغییر و تحول آماده می سازد. همایش های علمی و برخورد با افکار، اندیشه ها و افراد مختلف دراین مجامع باعث تازگی در بینش نسبت به فرآیندهای جاری و روالی که تاکنون عادی انگاشته می شده است، می شود. بدین ترتیب نگرش نوین و آگاهی یافتن از اندیشه ها و روش های نو، به خودی خود دید انتقادی نسبت به فرآیندهای سازمان را تقویت می کند ودید انتقادی، سبب یافتن مسائل ریز و درشت در سیستم می‌گردد.
۸٫ بررسی آگاهی نگرش و عملکرد (KAP)
دراین روش معمولاً از پرسشنامه ای که دارای سؤال هایی با پاسخ های از پیش تعیین شده است (پرسشنامه ساختاری ) استفاده می شود. بررسی برروی ۲۵ تا ۵۰ نمونه معروف جامعه که با روش نمونه گیری احتمالی انتخاب شده اند، انجام می شود. از این روش برای تعیین داده های کمی که اندازه آنها بطور نسبی در جامعه یکنواخت است، استفاده می شود. اگر دراین بررسی بنا به شرایط، از حجم نمونه بیشتری استفاده کنیم یک مطالعه توصیفی انجام داده ایم. مطالعات توصیفی نیز تصویر مناسبی از وضعیت بهداشتی درمانی، نیازها و مسائل و کمبودها به دست می دهند.
۹٫ وجود یک مسئله ویژه
بسیار اتفاق می افتد که مسائل و مشکلات زمانی چهره خود را نشان می دهند که منجر به رویدادی غیر منتظره می شوند.
به نبود انجام نظارت سیاری توسط تیم بهداشتی زمانی پی می بریم که یک معضل بهداشتی روی دهد. به نقص در سیستم گزارش دهی هنگامی پی می بریم که یک همه گیری وسیع، رخ دهد. به ضعف پرسنل اورژانس زمانی پی می بریم که با تعدادی بیمار تصادفی مواجه بوده و از ارایه خدمات سریع و به موقع به آنان ناتوانیم. بنابراین رویدادهایی نظیر حوادث، سوانح، بروز همه‌گیری‌ها، مرگ ومیرهای غیر منتظره، عفونت‌های بیمارستانی، درگیری ها و ناهماهنگی های اجرایی، کسر بودجه پیش بینی نشده و… سبب می‌شوند که ظرفیت بهداشتی، درمانی و پتانسیل خدماتی ما محک زده شده و مسائلی که موجب ارائه خدمات ناکارآمد هستند، خود را نشان دهند.
البته این روش برای مسأله یابی روش مناسبی نیست. زیرا لازم است قبل از وقوع رویدادها مسائل را پیش‌بینی و حل کنیم.
کاوشگران بهبود کیفیت – مشاور مدیریت کسب و کار شما