مدیریت دانش- فرآیند و فناورهای مدیریت دانش

مدیریت دانش آن اقداماتی می باشد که انجام می‌دهیم تا سازمان، سریعتر و اثربخش‌تر به اهداف خود برسد. مدیریت دانش کوششی برای تبدیل دانش کارکنان (سرمایه انسانی) به دارایی مشترک سازمانی (سرمایه فکری ساختاری) است. ارائه دانشی درست، در قالبی درست، در زمان درست، برای اشخاص درست و با هزینه‌ای درست ماهیت عملکرد درست مدیریت دانش است.

سلسله مراتب دانش در چهار مرحله به پیش می‌رود :

• داده                     Data
• اطلاعات           Information
• دانش (دانايي)   Knowledge
• خرد                   Wisdom

• داده

داده ها، حقایق و اعدادی هستند که از آنها اطلاعات به دست می‌آید. برای مثال داده می‌تواند شامل آمار، فهرست اقلام و فهرستی از اسامی و آدرس‌ها باشد.

• اطلاعات

زمانی که داده ها به منظور خاصی بشکلی منطقــی سازمانـــدهی می شوند تبدیل به اطلاعات مي‌گردند. ميزان صحيح اطلاعات در زمان مناسب يك عامل مهم براي انجام انواع كارها مي‎باشد.  دو برابر شدن اطلاعات موجود در هر ۶ تا ۹ ماه يكبار بر ابعاد اين معضل مي‌افزايد.

• دانش

تركيبي از اطلاعات + تجربه فرد است

اطلاعات + ادراك+ تجربيات = دانش

دانش موضوعي چند لايه، پيچيده، پويا و انتزاعي كه منجر به اقدام و تصميم گيري مي شود. مخلوط سیالی از تجربیات، ارزش ها، اطلاعات موجود و نگرش‌های کارشناسی نظام یافته است که چارچوبی برای ارزشیابی و بهره گیری از تجربیات و اطلاعات جدید به دست می‌دهد. دانش، در ذهن دانشور به وجود آمده و به کار می‌رود. دانش در سازمان‌ها نه تنها در مدارک و ذخایر دانش، بلکه در رویه‌های کاری، فرآینــدهای سازمانی، اعمال و هنجارها مجسم می‌شود.

دانش ایده‌ها، فهم‌ها و درس آموخته شده ما در طول زمان است. درس‌ها و ایده‌هایی که با کنار هم نهادن اطلاعات دریافتی از منابع مختلف و درگذر زمان به آن دست یافته‌ایم.

دانش، مجموعه كل شناخت‎ها و مهارت‎هايي است كه افراد براي حل مسئله به كار مي برند. دانش بر داده و اطلاعات پايه ‎گذاري مي‎شود امّا بر خلاف آنها هميشه محدود به انسان‌ها است.دانش به وسيله افراد ساخته مي‎شود.

• خرد (معرفت)

وقتی که دانش برای تصمیم‌گیری و بهبود تصمیمات، فرآیندها و بهره‌وری یا سودآوری به کار گرفته می‌شود تبدیل به خرد می‌شود. برای خردمند بودن، افراد نه تنها باید دانش کسب کنند بلکه باید فهم کاملی از اصول حاکم برآن دانش را نیز داشته باشند.

مديريت دانش

تصرف دانش، خرد، تجربیات با ارزش افزوده کارکنان سازمان، آسان کردن بازیابی دوباره و نگهداری آن به عنوان دارایی سازمان است. مدیریت دانش کوششی برای تبدیل دانش کارکنان (سرمایه انسانی) به دارایی مشترک سازمانی (سرمایه فکری ساختاری) است.

در واقع مدیریت دانش آن اقداماتیست که انجام می‌دهیم تا سازمان، سریعتر و اثربخش‌تر به اهداف خود برسد. ارائه دانشی درست، در قالبی درست، در زمان درست، برای اشخاص درست و با هزینه‌ای درست ماهیت عملکرد درست مدیریت دانش است. مدیریت دانش جمع آوری دانشی است که از تجربیات موجود بدست آمده‌اند.

• فرآيند ايجاد، تأييد، ارائه، توزيع و كاربرد دانش
• ايجاد توان و مهارت در تغيير از طريق دانش
• شکل دادن به الگوهاي تعامل ميان فناوري‌ها، فنون و افراد
• تعبير و سازماندهي اطلاعات از جهات مختلف

مديريت دانش و توسعه مستمر =  ايجاد فرهنگ جديد

دانش

• دانش صریح
• دانش ضمنی

دانش صریح: با دقت و رسمیت بیشتری قابل تعریف است. به آسانی کدبندی، مستند، منتقل و یا تسهیم می شود. در نتیجه این دانش نقش بسیار مهمی در سازمانها ایفا می کند و به عنوان عامل اصلی تولید در اقتصاد دانشی است.

دانش ضمنی: در زیر سطح خودآگاه قرار دارد، بیان آن دشوار است، نتیجه تجربه و عمل مستقیم است و معمولا از طریق مباحثات تعاملی و تجربه مشترک قابل تقسیم است.

مدل‎هاي مديريت دانش

• بعضي مدل‌ها براي فهميدن مديريت دانش هستند.
• بعضی مدل‌ها براي پياده‌سازي مديريت دانش هستند.
• بعضي مدل‌ها براي هر دو مي‌باشند.

فرآيندهاي مديريت دانش

1. شناسايي دانش                                    (Knowledge identification)
2. كسب دانش – اكتساب دانش                 (Knowledge acquisition)
3. توسعه دانش                                        (Knowledge development)
4. اشتراك و توزيع  دانش                     (Knowledge sharing/distribution)
5. بهره‌گيري از دانش                                   (Knowledge utilization)
6. نگهداري دانش                                         (Knowledge retention)

۱ – شناسايي دانش

هر كسي قادر به دانستن هر چيزي نيست. اما ما بايد بدانيم هرآنچه را كه نياز داريم در كجا بيابيم. دانستن به خودي خود كافي نيست. با اين دانش چه كاري مي‌توانيم بكنيم؟

۲ – كسب دانش

سازمان ها پشتــوانه دانش خــود را با جمع‌آوری اطلاعات از منابع داخلی و خارجی می‌سازند. یکـی از روش‌های اصلی و قدیمی جهت کسب دانش، آموزش می‌باشد.

• كسب دانش از منابع داخلي

تخصص‌ها، حافظه‌ها (خاطرات)، اعتقادات و فرضیات کارکنان از منابع اصلی دانش به‌ صورت داخلی است.

• كسب دانش از منابع بيرون

– دانش كاركنان بيروني

– دانش شركت‌هاي ديگر

– دانش ذي‌نفعان مانند مشتريان

۳ – توسعه دانش

توسعه دانش شامل همة آن تلاش‌هاي مديريتي مي‌شود كه سازمان از طريق آن آگاهانه تلاش مي‌كند تا به كسب قابليت‌هايي بپردازد كه خود فاقد آنهاست، يا به خلق قابليت‌هايي بپردازد كه هنوز در درون و بيرون شركت وجود ندارد.

۴ – اشتراك و توزيع دانش

انتقال و انتشار دانش عبارتست از حرکت و جابجایی سازمانی و تکنولوژیکی اطلاعات، داده ها و دانش. ظرفیت یک سازمان برای انتقال دانش، در واقع ظرفیت سازمان برای انتقال قدرت و به اشتراک گذاشتن آن است.

چهار عامل اصلی می تواند انتقال دانش را محدود سازد :

• هزینه
• ظرفیت ادراک واحدهای دریافت کننده دانش
• تأخیر در ارسال اطلاعات، به دلیل اولویت بندی ارسال
• تغییر و دگرگونی محتوی و مفهوم پیام به صورت عمدی یا غیر عمدی

۵ – بهره‌گيري از دانش (اعتبار بخشي دانش)

بازیابی و بهره‌گیری خلاق دانش و تجارب ارزشمند سازمان موجب ایجاد دانش جدید و بالا رفتن ظرفیت سازمان می گردد. در صورت به کارگیری دانش و تجربیات در موقعیت های جدید، آن تجربیات پایش و اصلاح شده و مجموعه جدیدی به دست می آید. گام نهایی در فرآیند مدیریت دانش تسخیر این بهترین تجربیات و اضافه کردن آن به کارکردهای مدیریت دانش است.

۶ – نگهداري دانش (ذخيره‌سازي دانش)

برای ذخیره‌سازی دانش ابتدا باید دانست که چه دانشی برای نگهداری مهم است و بعد اینکه چگونه می توان آن را به بهترین نحو نگهداری نمود.

پنج گروه عمده براي نگهداري دانش

1. قابلیت‌های افراد (توانایی‌های کارکنان، مشاوران و راهنمایی کنندگان سازمان)
2. درس‌هایی که آموخته شده (چک لیستی از موفقیت‌ها، اشتباهات و شکست‌هايی که ممکن است در سایر پروژه‌ها کاربرد داشته باشند)
3. اطلاعات رقبا و تأمین کنندگان (دریافت مستمر اطلاعات به روز شده درباره مجموعه شرکت ها و اخبار تجاری و خدمات عمومی، دریافت گزارشات شفاهی از فروشندگان، اطلاعات مربوط به کنفرانس ها و سایر منابع اطلاعاتی)
4. تجارب و سیاست‌های شرکت (نظام نامه، مدارک سیستم، نقشه فرآیند، برنامه‌ها، استانداردها، اندازه‌گیری عملکرد)
5. محصولات و فرآیندهای شرکت (تکنولوژی‌ها، نوآوری‌ها، داده‌ها، جزئیات فرآیندها)

ويژگي‌هاي سيستم نگهداري دانش

• ساختار یافته باشد تا سیستم بتواند آن را به سرعت پیدا کرده و به طرز صحیحی عرضه نماید.
• طبقه‌بندی و سازماندهی شده باشند تا از طریقی کوتاه و روشن به استفاده کننده عرضه شوند.
• برای کسانی که به آن نیاز دارند، به صورت یکپارچه و به موقع، در دسترس باشد.

با نگهداري دانش، سازمان‌ها قادر خواهند بود دانش خود را بازیابی نمایند، به گونه‌ای که با خروج نیروها از سازمان، دانش سازمانی از سازمان خارج نشود.

فناوري‌هاي مديريت دانش

• فناوري‌هاي جزء                        (Component Technologies)
• نرم‌افزارهاي مديريت دانش                   (KM Software)
• نرم‌افزارهاي مرتبط با مديريت دانش   (KM Related Software)
• سيستم‌هاي نرم‌افزاري سازماني      (Enterprise Systems)

سيستم‌هاي نرم‌افزاري سازماني مرتبط با مديريت دانش

• مديريت روابط با مشتري (CRM)
• مديريت زنجيرة تأمين (SCM)
• برنامه‌ريزي منابع سازماني (ERP)

فرهنگ‌سازي و توسعه سازماني براي مديريت دانش

• بسترسازيهای فرهنگي – آموزشي
• بسترسازيهای لازم برای نصب و راه اندازی سيستم
• طراحي سيستم جامع و ترسيم دورنمای مورد نظر
• برنامه ريزی و فازبندی مراحل اجرايي
• رهبری مدرن به عنوان ضروري‎ترين پيش‎نياز

عوامل مؤثر بر موفقيت يك سيستم مديريت دانش

استاندارد سیستم های مدیریت دانش ISO 30401:2018

مدیریت دانش یا مدیریت اندوخته‌های علمی Knowledge management – KM به معنای در دسترس قرار دادن نظام‌مند اطلاعات علمی است، به گونه‌ای که به هنگام نیاز، در اختیار افرادی که نیازمند آن‌ها هستند، قرار گیرند تا بتوانند کار روزمره خود را با اثربخشی بیشتر و مؤثرتر انجام دهند. مدیریت دانش، شامل استراتژی ها و راهکارهایی برای شناسایی، ایجاد و انتشار تجارب در سازمان می‌باشد.

سازمان بین المللی استانداردسازی (ISO) برای اولین بار توسط کمیته فنی مدیریت منابع انسانی به تدوین این استاندارد پرداخت و در نوامبر سال ۲۰۱۸ آن را منتشر کرد.

کاوشگران بهبود کیفیت –  مشاور مدیریت کسب و کار شما